اطلاعات چیست و چه کاربردی دارد؟
اطلاعات چیست و چه کاربردی دارد؟ در مطلب قبلی در خصوص داده ها توضیحاتی را برای شما ارائه کردیم و در این مطلب در خصوص اطلاعات و کاربرد آن ها توضیح می دهیم.
اگر آن مطلب را نخوانده اید از لینک زیر مطالعه نمایید:
این مطلب را پیش از ادامه، مطالعه نمایید: اهمیت تجزیه و تحلیل داده ها در سازمان |
هرگاه داده ها را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهیم و آن ها را قابل فهم و معنا دار کنیم به اطلاعات دست یافته ایم. اطلاعات داده هایی هستند که دارای معنا و مفهوم هستند.
اطلاعات باید دارای ویژگی هایی باشد تا بتوان از آن ها به درستی استفاده کرد:
1- ویژگی های زمانی:
– دسترسی به موقع، مدیران باید در زمان های مناسب به اطلاعات دسترسی داشته باشند، اگر اطلاعات در زمان مناسب در اختیار نباشد و به آن ها دسترسی نداشته باشیم کاربردی برای سازمان نخواهد داشت.
– به هنگام بودن، اطلاعات باید بروز باشند، اطلاعات یک هفته قبل گاهاً برای تصمیم گیری فایده ای ندارند.
– فراوانی: اینکه بدانید علت و معلول چیست، کدام علل بیشترین تاثیر را داشته است. اگر ضایعات خط تولیدی زیاد است به واسطه کدام علت ها است و کدام علت تاثیر بیشتری دارد. فراوانی کدام علت بیشتر است.
– دوره زمانی، اطلاعات باید در دوره های زمانی مناسب بروز شوند. به عنوان مثال سازمان ها در بازه های زمانی چند ماهه اقدام به نظرسنجی از مشتریان می کنند تا از نظرات جدید آن ها مطلع شوند و اطلاعات مشتری مداری آن ها بروز باشد.
2- ویژگی های محتوا:
– صحت، باید مطمئن شد این اطلاعات صحیح هستند و از داده های کامل و صحیحی استخراج شده اند.
– مرتبط بودن، آیا این اطلاعات با مشکلات سازمانی ما مرتبط است، این اطلاعات به کدام بخش سازمان مرتبط است؟
– کامل بودن: آیا اطلاعات کاملی در اختیار ما می دهد، آیا صرفاً این اطلاعات کافی است؟
– مختصر بودن: هیچ کس حوصله خواندن حجم زیادی از اطلاعات را ندارد، اطلاعات را قالباً در طرح های گرافیکی و نمودارها ارائه می کنند تا در یک نگاه بتوان موارد مختلف را بررسی کرد.
– قلمرو و محدوده: اطلاعات مختلف در سازمان مربوط به بخش های مختلف سازمانی است، برخی از اطلاعات مختص واحد تولید است و برخی دیگر مختص واحد بازرگانی. باید مشخص شود این اطلاعات مختص کدام گروه و یا واحد سازمانی است.
– عملکرد: آیا اطلاعات نشان دهنده عمکلرد واحد یا فرد است؟ به عنوان مثال تحلیل داده های تولید و استخراج اطلاعات در خصوص ضایعات می تواند نشان دهنده یکی از عمکلرد های واحد تولید باشد.
3- ویژگی های نحوه ارائه:
– صریح و روشن بودن: اطلاعات باید به گونه روشن و مشخص و بدور از ابهام ارائه شوند. مدیران بر مبنای این اطلاعات تصمیم گیری می کنند و اگر اطلاعات مبهم ارائه شود در تصمیم گیری مدیران خلل وارد می شود.
– خلاصه بودن: در ویژگی های قبلی هم گفتیم که اطلاعات باید بصورت خلاصه تهیه شود و ارائه هم باید خلاصه و اما مفید و کامل باشد.
– منظم بودن: داشتن نظم در ارائه اطلاعات مهم است، اینکه به چه ترتیبی اطلاعات داده می شود، آیا در بازه های زمانی صحیحی و منظم دسته بندی شده اند یا خیر؟
امیدوارم با توجه به نکات ارائه شده در بالا دید مناسبی نسبت به تعریف اطلاعات و ویژگی های آن بدست آورده باشید.
با شرکت در دوره تجزیه و تحلیل داده ها و اثربخشی اقدامات اصلاحی می توانید بصورت کامل و دقیق تر با اینگونه مباحث آشنا شوید.
دیدگاهتان را بنویسید