چگونه جلسات کاری را مدیریت کنیم؟

 

امروزه زمان بسیاری از مدیران و کارشناسان در جلسات کاری سپری می شود و خیلی اوقات به خاطر عدم مدیریت صحیح برروی این جلسات، زمان زیادی در جلسات سپری می شود و خروجی جلسات هم اثربخشی لازم را ندارد.

هر چه جلسات کاری بهره ورتر و اصولی تر برگزار شود تاثیر بیشتر و بهتری بر روی روند انجام کارها در سازمان خواهد داشت. اینگونه می توان گفت که هدایت و راهبری یک جلسه کاری می تواند بر تسریع اجرای یک پروژه تاثیر مهم و چشم گیری داشته باشد.

در این مطلب که برداشتی از کتاب مدیریت کیفیت جامع است به نکاتی می پردازیم که برای داشتن یک جلسه کاری موثر لازم است.

 مدیریت جلسات کاری

نکته اول این است که برای سازماندهی جلسات مؤثر، می باید موارد زیر را مد نظر داشت :

- رعایت روندها و قواعدی که اثربخشی آن را مشروط می سازند.

- ایجاد و کنترل ارتباط خوب بین شرکت کنندگان.

- توافق اصولی در زمینه رسالت و اهداف جلسه.

- ارزیابی مؤثر بودن جلسه.

 

به نظر بسیاری از مدیران، «آماده سازی»، در گرو اثربخشی جلسات است. دستور جلسه می باید متناسب با اهداف شرکت و شرکت کنندگان باشد. تاریخ تشکیل آن هم حداقل از یک هفته پیش مشخص شود. در صورت تشکیل جلسه، باید موارد زیر را تعیین کرد:

 

- هدف جلسه.

- محل برگزاری جلسه و اطمینان از در دسترس بودن سالن و تجهیزات لازم.

- ساعات شروع و پایان جلسه و موضوع هایی که می باید در طول آن مطرح شوند.

- فهرست اسامی شرکت کنندگان.

- لیست موضوعهای مطرح شده.

- مجریان آنها، زمان اختصاص داده شده برای هر نفر.

- نوع مداخله مورد نظر (تصمیم گیری، بحث، اطلاعات).

- نوع آماده سازی برای اجرا.

- شرکت کنندگان در جلسه، که بر اساس معیارهای زیر انتخاب می شوند:

- از شناخت و مهارت های لازم برخوردار باشند.

- بتوانند تصمیم مورد نظر را بگیرند.

- مسؤولیت اجرای آن تصمیم را بپذیرند.

- بپذیرند که با این تصمیم، درگیر می شوند و تحت تأثیر آن قرار می گیرند.

 

برای تضمین موفقیت جلسه، تعیین یک تسهیل کننده، منشی و مدیر برنامه زمانی اهمیت زیادی دارد. نقش «تسهیل کننده»، به این قرار است :

الف) پیش از جلسه : وی باید از رعایت شرایط موفقیت جلسه (که پیش از این ذکر شده) اطمینان حاصل کند.

 

ب) در طول جلسه : وی مسؤولیتهای زیر را تقبل می نماید:

- تعيين منشی و مدیر برنامه زمان بندی

- رعایت ترتیب زمانی پیش بینی شده

- کمک به گروه، نتیجه گیری از بحث ها، تعديل مشارکت ها و کمک های هر نفر، کنترل درگیری ها، بحران ها و مقاومت های احتمالی.

- کمک به گروه برای تمرکز روی اهداف و انتخاب روش های مناسب برای بحث و همچنین تسهیل تصمیم گیری.

- کنترل زمانی مهلت های مقرر.

- ارزش قائل شدن برای تصمیم های گرفته شده به صورت مشترک و ثبت شده توسط منشی، اطمينان از رعایت این تصمیم ها توسط همگی پرسنل.

- تعیین زمان جلسه بعدی.

- تشویق هر نفر از پرسنل، به مساعدت و همکاری او.

- ارزیابی گروهی جلسه.

- به پایان رساندن جلسه ها در زمان مقرر.

 

 ج) پس از جلسه : "تسهیل کننده " مسؤولیت های زیر را تقبل می کند:

- قرار دادن سالن و تجهیزات در وضعیت مناسب

- تأئید و اعتبار دادن به گزارش جلسه و اطمینان از انتقال آن به پرسنل.

- پیگیری اجرای تصمیمات اتخاذ شده. .

 

کار منشی جلسه، با ثبت مستقیم گزارش در رایانه، توزیع آنها با نامه الکترونیکی و استفاده از کادری یک صفحه ای و قید موارد زیر در آن، تسهیل می شود:

- طرح کلی جلسه (تاریخ، شرکت کنندگان، موضوع، مرجع و غیره).

- نکات کلیدی، تصمیم های اتخاذ شده، فعالیت هایی که باید انجام شوند و اهداف مورد نظر برای جلسه بعدی و برای هر یک از موضوع های جدید. نکته های قید شده در گزارش، باید در طول جلسه تأئید شوند.

منشی می باید اطمینان حاصل کند که هر عضو که یک نسخه از گزارش جلسه را همراه با منابع و مستندات کاری جلسه دریافت داشته، در فهرست مرکزی پروژه، ثبت شده است.

 

نمونه پرسشنامه ارزیابی که در آن درجه ارزیابی از شماره 1 تا 5 به کار برده شده (1-ناکافی 3-متوسط 5-کاملاً رضایت بخش)

  • روشنی و وضوح اهداف
  • تمرکز شرکت کنندگان روی اهداف
  • ریتم پیشرفت کارها
  • مشارکت کلیه پرسنل
  • بهره وری جلسه
  • توصیه هایی برای بهبود.

 

نمونه هایی از قواعد هدایت که در سال 1992 توسط گروه زیراکس برای مدیریت جلسات برگزیده شده، عبارتند از:

  • حضور به موقع
  • رعایت دستور جلسه
  • پرهیز از بحث های انفرادی و جدا از گروه
  • مشاکرت، حضور و شنیدن حرف های دیگران
  • آمادگی شنیدن نظریات سایرین و تشویق ایده های جدید
  • برخورداری از اراده رسیدن به مرحله نتیجه بخشی یک تصمیم مشترک
  • انتقاد از آرا و نظریات، نه از افراد و اشخاص.
  • رعایت اصل برابری، برای همه، در طول جلسه
  • خلاصه نویسی تصمیم های گرفته شده در پایان جلسه توسط دبیر جلسه
  • ارزیابی نتایج جلسه
  • به پایان رساندن به موقع نشست ها

 

این موارد و رعایت آنها می تواند به شما کمک کند جلسات کاری بهتری داشته باشید.

مطالب مرتبط

نظرات (0)

هیچ نظری در اینجا وجود ندارد

نظر خود را اضافه کنید.

  1. ارسال نظر بعنوان یک مهمان ثبت نام یا ورود به حساب کاربری خود.
پیوست ها (0 / 3)
مکان خود را به اشتراک بگذارید
عبارت تصویر زیر را بازنویسی کنید. واضح نیست؟

 

لیست دوره های آموزشی

لیست دوره های مجازی در حوزه های مختلف کسب و کار و موفقیت فردی.

باشگاه مشتریان و راهنما

راهنمایی برای استفاده بهتر از آموزشها و اطلاعات عضویت در باشگاه مشتریان ایران آکادمی.

درخواست دوره آموزشی

دوره هایی که مایل هستید در ایران آکادمی برگزار شود را به ما بگویید.

ثبــــت نــــام

در ایران آکادمی به رایگان عضو شوید و از دوره های رایگان استفاده کنید.

دوره آموزشی رایگان

جهت شرکت در دوره  رایگان  7 اصل مدیریت مطلوب کسب و کار لطفا نام و ایمیل خود را وارد نمایید

نام
ایمیل

تدریس در ایران آکادمی

اگر در حوزه خاصی تخصص دارید، محتوای آموزشی تهیه کنید و با ارائه آن در ایران آکادمی درآمد کسب نمایید.

برای مشاهده جزئیات بر روی باکس زیر کلیک نمایید.

درخواست تدریس در ایران آکادمی

درباره ما

ایران آکادمی بستری مجازی است برای یادگیری و یاد دادن.
در ایران آکادمی آموزش های مجازی و کاربردی در حوزه های مختلف کسب و کار و بهبود مهارت های فردی تهیه شده است تا علاقه مندان به یادگیری بتوانند به ساده ترین شکل ممکن به آموزش های کاربردی دسترسی داشته باشند.
025-37713662
ایران آکادمی را در شبکه های مجازی دنبال کنید:

تلگرام آپارات اینستاگرام فیسبوک

Top