چگونه یک فرآیند را مکتوب و مستند کنیم؟ بخش اول
چگونه یک فرآیند را مکتوب و مستند کنیم؟ بخش اول : در استانداردهای ایزو بسیار صحبت از فرآیند و مکتوب سازی فرآیندها شده است، و همواره این سوال در ذهن بسیاری هست که چگونه یک فرآیند را مکتوب و مستند کنیم؟
مستند کردن فرآیند ها می تواند تاثیر بسیار بالایی در روند پیشرفت و بهبود مستمر سازمان ها داشته باشد.
زمانی که فرآیندهای یک سازمان شناسایی می شوند و مستند و مکتوب می شود، کارکنان و افراد سازمان کارها را مطابق روش های نظامند از قبل طراحی شده انجام می دهند و این امر باعث می شود علاوه بر بالا رفتن بهره وری و کیفیت یکسان، میزان اشتباهات نیز کاهش چشم گیری بیابد.
به همین سبب است که استاندارد ایزو 9001 که به عنوان یک استاندارد محبوب و شناخته شده جهانی است تاکید فراوانی بر روی نگرش فرآیندی دارد.
اما بر گردیم به سوال اصلی: چگونه یک فرآیند را مکتوب و مستند کنیم؟
فرآیند های سازمان را شناسایی کنید.
در اولین گام باید فرآیندهای سازمان شناسایی شوند و مشخص شود سازمان ما دارای چه فرآیندهایی است، ساده ترین روش آن است که به سراغ واحدهای سازمان برویم، معمولا هر واحد سازمان خود یک فرآیند است.
به بیان ساده تر می توان گفت فرآیند مجموعه ای از فعالیت های مرتبط به هم است که یکسری ورودی را به خروجی مشخص تبدیل می کند.
به عنوان مثال واحد بسته بندی یک شرکت تولید را می توان فرآیند بسته بندی نامید. در این فرآیند محصولات، بسته ها، روش بسته بندی بعنوان ورودی و محصول بسته بندی شده و گزارش آن بعنوان خروجی است.
یک پیشنهاد دوستانه: اگر هنوز در دوره رایگان 7 اصل مهم در مدیریت مطلوب کسب و کار شرکت نکرده اید، اینجا کلیک نمایید. |
ورودی های و خروجی های فرآیند را مشخص کنید.
برای مستند کردن فرآیند باید بدانیم چه ورودی هایی وجود دارد و چه خروجی هایی، برای اینکار باید دقت لازم را داشت تا همه ورودی ها را شناسایی کنیم. به عنوان مثال ورودی های واحد تولید یک شرکت می تواند مواردی همچون مواد اولیه، نیروی انسانی، دستورالعمل تولید، سفارش تولید، فرمول تولید و … باشد.و خروجی آن نیز شامل مواد آمده شده، گزارش تولید، ضایعات و … است.
مشخص کردن دقیق ورودی ها و خروجی ها در نظارت و بهبود کار به ما کمک فراوانی خواهد کرد.
فعالیت های اصلی هر فرآیند را مشخص کنید.
اینکه در هر فرآیند چه فعالیتهایی و با چه ترتیبی انجام می شود، این فعالیت ها هر کدام چه اقداماتی لازم دارد، پیش نیازهای این فعالیت ها چه چیزی هستند. برای مکتوب و مستند کردن فرآیند باید بصورت کامل نحوه اجرا هر کدام از این فرآیند ها توضیح داده شود.
مسئول فرآیند چه کسی است؟
هر فرآیندی نیازمند مسئول و افرادی برای اجرای آن هستند، باید مشخص شود که در این فرآیند مسئول چه کسی است و چه افرادی برای اجرا به چه تعداد و با چه تخصصی نیاز است.
ادامه این مطلب را در لینک روبرو مطالعه نمایید. (چگونه یک فرآیند را مکتوب و مستند کنیم؟ بخش دوم)
دیدگاهتان را بنویسید