ارتباطات سازمانی با رویکرد ایزو 9001
یکی از مهمترین مسائلی که در سازمان ها، بخصوص سازمان های بزرگ وجود دارد، مسئله ارتباطات سازمانی بین کارکنان است. اینکه این ارتباط به چه صورت و چگونه باشد که بیشترین کارایی را داشته باشد.
زمانی که صحبت از سیستم و مباحث مدیریت منابع انسانی می شود، استاندارد ایزو 9001 می تواند راهنما و راهگشای خوبی باشد. در این استاندارد بر نحوه ارتباطات سازمانی در دو موضوع ارتباطات درون سازمانی و ارتباطات برون سازمانی الزام آورده است.
کلیت متن الزام استاندارد به شرح زیر است:
سازمان باید ارتباطات داخلی و خارجی مرتبط با سیستم را تعیین نماید، شامل:
- براساس آنچه که ارتباط برقرار می شود
- چه زمانی ارتباط برقرار می شود.
- با چه کسی ارتباط برقرار می شود.
- چگونه ارتباط برقرار می شود.
این مطلب را از دست ندهید: اهداف در استاندارد ایزو 9001:2015
در خصوص ارتباطات سازمانی از نوع درونی، یعنی ارتباط بین کارکنان بهتر است تمام ارتباط ها و نحوه این ارتباط ها دقیقاً مشخص شود. این مشخص شدن می تواند شامل موارد زیر باشد.
- یک فرد در یک پست سازمانی می تواند از چه پست های سازمانی دستور بگیرد.
- فرد می تواند به چه کسانی دستور بدهد.
- گزارش دهی و دریافت گزارش به چه کسی و از چه کسی است.
- این فرد در چه جلساتی باید شرکت کند.
- این جلسات در چه بازه های زمانی برگزار می شوند و چه افرادی در آن شرکت می کنند.
- این فرد در جلسه بر چه موضوعاتی باید تمرکز داشته باشد.
- نحوه ارائه گزارش او به چه صورتی باید باشد؟ فرمت آن و سرفصل ها بهتر است مشخص باشد.
- در چه بازه زمانی باید گزارش خود را به پست های بالایی ارائه نماید.
- نحوه برقراری ارتباط چگونه است؟ از طریق پورتابل داخلی است یا حضوری.
- موارد فوق برخی از مهمترین مواردی است که در ارتباطات داخلی بهتر است تهیه و مشخص شود.
این مطلب را از دست ندهید: چرخه PDCA در ایزو 9001:2015
اما در ارتباطات سازمانی از نوع خارجی، سازمان باید روند ارتباط خود با سازمان ها و ارگان های دیگر را مشخص نماید.
برخی از این سازمان ها، ادرات و ارگان های دولتی هستند که لازم است سازمان، در بازه های زمانی مشخص نسبت به دریافت استانداردهای بروز اقدام کند و همچنین ملزم است گزارش های دوره خودش را ارائه نماید.
به عنوان مثال سازمان استاندارد یکی از این ارگان ها بحساب می آید، سازمان ها باید استانداردهای بروز تهیه شده در سازمان استاندارد را از این ارگان دریافت نمایند و همچنین سازمان استاندارد باید بصورت دوره ای اقدام به بازرسی از کالاها و تولیدات سازمان ها داشته باشد.
در ارتباطات سازمانی که در خارج از کسب و کار روی می دهد، لازم است سازمان ها نام شرکت های ذینفع را لیست کرده، الزامات هر کدام را بنویسند و نحوه ارتباط خودشان با آن سازمان و ذینفع را مشخص نمایند.
اگر هنوز در دوره رایگان 7 اصل مهم در مدیریت مطلوب کسب و کار شرکت نکرده اید اینجـــــــــــــــــــا کلیک نمایید.
دیدگاهتان را بنویسید