چگونه برای پرسنل و کارکنان سازمان شرح وظایف بنویسیم؟ (بخش دوم)
در مطلب قبلی (چگونه برای پرسنل و کارکنان سازمان شرح وظایف بنویسیم؟ (بخش اول)) در خصوص تهیه و تدوین چارت سازمانی و همچنین مشخص کردن شرایط احراز نکاتی را برای شما گفتیم. در این مطلب به سراغ تدوین شرح وظایف پست های سازمانی می رویم.
برای تدوین شرح وظایف هر پست سازمانی در وهله اول به سراغ فردی که متصدی آن پست است بروید و از او بخواهید تمام کارهایی که در زمره وظایف خود می داند و آن ها را انجام می دهد بنویسد، در وهله بعد خودتان بر روی مواردی که وی ارائه کرده است، کنترلی انجام می دهید و آن را ویرایش می کنید. آنچه به عنوان وظایف جامانده است را اضافه کنید و آنچه در زمره وظایف وی نیست را حذف کنید.
چگونه برای پرسنل و کارکنان سازمان شرح وظایف بنویسیم؟ (بخش دوم) : تا به اینجا وظایف یک فرد در سازمان مشخص می شود. حال بهتر است برای مدیریت بهتر افراد چند مورد دیگر را به شرح وظایف اضافه کنید.
- این پست سازمانی از کدام پست ها دستور می گیرد.
- به کدام پست ها می تواند دستور بدهد.
- وظیفه دارد به چه پستی گزارش بدهد و از چه پستی گزارش بخواند.
- چه سرفصل هایی را باید در گزارش خود رعایت کند و مدت زمان ارائه گزارش ها چند وقت یکبار است.
- جانشین این پست سازمانی در زمان نبود مسئول چه فردی است.
- چه تجهیزاتی برای اجرا وظایف در این پست مورد نیاز است.
بعد از تهیه کامل شرح وظایف حتما آن را به افرادی که در پست ها مشغول هستند بدهید و از آن ها امضا بگیرید تا بتوانید در مواقع لزوم به آن استناد کنید.
این مطلب را از دست ندهید: شرح وظایف مسئول کنترل کیفیت چیست؟
برای اینکه با شرح وظایف بیشتر و بهتر آشنا شوید یک نمونه شرح وظایف در ادامه برای شما ارائه می کنیم. شرح وظایف مربوط به سمت مدیر بازرگانی در یک شرکت پلیمری است.
تعریف شغل:
مدیر بازرگانی زیر نظر مدیر عامل انجام وظیفه می نماید، کلیه امور مربوط به خرید، فروش، ارزیابی تامین کنندگان، پیگیری قرار دادها و رسیدگی به امور مشتریان همچنین برنامه های تبلیغاتی شرکت در جهت ایجاد تصویر مناسب از شرکت در بین مشتریان، برنامه ریزی استراتژیک، طرح تجاری شرکت، ارتباط با مشتریان خاص، مدیریت ارتباطات بین المللی و انجام مذاکرات تجاری شرکت و نهایتا ایجاد فرصت های رقابتی مناسب برای شرکت را بر عهده دارد.
اختیارات تماس با:
سایر مدیران هم رده و کارشناسان واحد ها
سلسله مراتب مسئولیت – گزارش دهی و نظارت :
مسئولیت دستورگیری:
مدیر عامل
مسئولیت گزارش دهی:
مدیر عامل – مدیر کارخانه – مدیر اداری مالی – مدیر برنامه ریزی وکنترل تولید
شركت در جلسات و موضوعات:
مرتبط و برابر با شاخص جلسات
جانشین:
مدیر کارخانه
وظایف اصلی :
- نظارت بر اجرای صحیح و اثر بخش برنامه راهبری
- نظارت بر انعقاد قرار دادهای خرید و فروش
- نظارت بر ترخیص اقلام خریداری شده
- انجام مطالعات بازاریابی و بازاریابی برای فروش محصولات
- برنامه ریزی برای پیدا کردن تامین کنند گان جدید و درجه بندی آن ها
- تدوین برنامه تولید بر اساس فروش فصلی و انجام تغییرات لازم بر روی آن
- ارسال برنامه تدوین شده برای مدیر عامل جهت تایید واجرا در واحد تولید
- پیگیری برنامه تولید برای پاسخگویی به مشتری و ارسال محصول نهایی برای مشتری
- تدوین برنامه خرید بر اساس برنامه فروش تایید شده توسط مدیر عامل
- پیگیری برنامه خرید و ارزیابی تامین کنندگان
- انجام کلیه کارها در راستای مصالح شرکت
- ایجاد آرشیو ثبت کلیه اطلاعات خرید، فروش و …
- برنامه ریزی تبلیغات برای معرفی محصولات تولیدی شرکت یا محصولات جدید
- ارزیابی اثر بخشی تبلیغات و برنامه های بازاریابی
- برنامه ریزی برای آموزش کارشناسان در دوره های تخصصی
- ارزیابی رضایت مندی مشتریان و پاسخگویی آن ها
- .ارائه خدمات به مشتریان ثابت و دارای گرید A
این مطلب را از دست ندهید: شرح وظایف مسئول تضمین کیفیت
وظایف فرعی:
- حضور به موقع و مرتب و منظم و حفظ نظم و انضباطی.
- كمك به توسعه و انتقال مهارت ها و آموزش های احراز شده به سایر پرسنل مرتبط.
- حفظ و استفاده بهینه از وسایل، تجهیزات تحت اختیار
- همكاری و كمك به سایر واحدها در رابطه با دسترسی به اهداف مشترك ساز مان و پرسنلی شركت .
- همكاری در انجام كلیه وظایف و مسئولیت هایی كه در روش های اجرای سیستم تضمین كیفیت بر عهده این پست گذاشته شده است.
تجهیزات مورد نیاز:
- كامپیوتر و تجهیزات وابسته .
- منابع اطلاعاتی .
الزامات عملكردی:
- هفتگی 44 ساعت در شرایط عادی
- امكان حضور یا پیگیری مسائل خارج از ساعات اداری.
شرایط فیزیكی و محدودیت های ارگونومیک:
- آمادگی كاری در محیط های دفتری و خارج از شركت .
- تحمل خستگی های حاصل ا زكار ممتد
- پیگیری های مسائل توام با صبر و حوصله .
شرایط احراز:
- توان مكالمه و مكاتبه به زبان انگلیسی (مهارت ها)
- تسلط به كامپیوتر ، اینترنت ، و نرم افزارهای مربوط . (مهارت ها)
- عدم وجود موانع قانونی حقوقی و سوء سابقه قبلی . (مهارت ها)
- روابط عمومی قوی، ایده آل و كار آمد . (مهارت ها)
- تسلط بر مبانی و نیازمندی های سیستم كیفیت نظیر و ISO/TS16949 (آموزش)
- کاشناس در رشته بازرگانی و پلیمر (تحصیلات)
- حداقل 5 سال سابقه کار (تجربه)
دیدگاهتان را بنویسید