9 فعالیت از مهمترین وظایف مسئول دفتر و منشی
9 فعالیت از مهمترین وظایف مسئول دفتر و منشی : مسئولیت دفتر، یکی از نقشهای مهم در هر مجموعه است نقشی کلیدی در موفقیت دستیابی به اهداف مجموعه دارد هماهنگی و برنامهریزی فعالیتها داخلی و خارجی بر عهده مسئول دفتر است. یک مسئول دفتر و منشی حرفهای با پیگیری و ممارست میتواند مجموعه را به سمت تحقق اهداف پیش ببرد، ارتباط درون مجموعهای را بهبود ببخشد و با مراجعهکنندگان و سایر افراد ارتباط موثری برقرار کند.
کارهای مسئول دفتر و حیطه اختیارات او باید کاملا دقیق و مشخص تعیین شوند تا او بتواند به بهترین شکل در مجموعه فعالیت کند. کارهای مسئول دفتر با همه فعالیتهای مجموعه در ارتباط است و به نوعی نظارت و نظم بخشیدن به کارهای سایر اعضای مجموعه است. در هر مجموعه کارهای مسئول دفتر با توجه به نیاز مجموعه تعیین میشود اما به طور کلی و عمومی میتوان کارهای مسئول دفتر و منشی را در موارد زیر خلاصه کرد.
این دوره را پیشنهاد میکنیم: منشی گری حرفه ای و اصول اولیه دفترداری
۱.تنظیم و برنامهریزی فعالیتها، ملاقاتها و جلسات مدیر و مافوق
یکی از کارهای مسئول دفتر در جهت نظم دادن به مجموعه، برنامهریزی برای هر روز کاری مدیر یا مافوق است. مسئول دفتر باید از کارهای روزانه، هفتگی و… مدیر مطلع باشد و با اولویت بندی صحیح، برنامه کاری مدیر را تنظیم کند. برنامههای روزانه مدیر، هر روز توسط مسئول دفتر یادآوری میشوند.
۲. تدارک مقدمات تشکیل جلسات
هماهنگی جلسات کاری داخلی یا خارجی مجموعه بر عهده مسئول دفتر یا منشی است. قبل از تشکیل جلسه مسئول دفتر باید وقت جلسه را با شرکتکنندگان تنظیم کند، وسایل، اسناد و… مورد نیاز در جلسه را آماده کند و برای پذیرایی برنامهریزی کند. تدوین دعوتنامه، نگارش طرح و دستور جلسه پیش از تشکیل جلسه و نوشتن گزارش، نتایج و مصوبات جلسه پس از اتمام جلسه بر عهده مسئول دفتر است.
این دوره را پیشنهاد میکنیم: ساخت سازمان رویایی ( صفر تا صد مدیریت منابع انسانی )
۳. پیگیری دستورهای صادره
مسئول دفتر به عنوان نماینده مدیر وظیفه دارد دستورهای صادره از سمت مدیر را پیگیری کند. همچنین با دریافت اختیاراتی از سمت مدیر میتواند بر عملکرد اعضای مجموعه نظارت داشته باشد و توصیهها و تذکرات لازم را به آنها گوشزد کند.
۴. مکاتبات اداری
یکی از مهمترین کارهای مسئول دفتر، انجام مکاتبات اداری است. از این رو مسئول دفتر باید به طور کامل بر اصول نگارشی و دستور زبان فارسی مسلط باشد و در نوشتن نامههای اداری دقت و سرعت مناسب داشته باشد. نامههای اداری باید به تایید مدیر برسد و در صورت لزوم مسئول دفتر اشتباهات را ویرایش میکند. وظیفه پیگیری نامهها و دریافت پاسخ نیز بر عهده مسئول دفتر است.
پیشنهاد می کنیم در دوره آموزشی چگونه با دیگران ارتباط موثر برقرار کنیم؟ شرکت کنید.
۵. پاسخگویی به تماسها، ایمیل، فکس و…
از جمله کارهایی که یک مسئول دفتر باید انجام دهد پاسخگویی است. مسئول دفتر برای انجام درست این کار باید فردی صبور با فن بیان قوی باشد تا ارتباط کلامی خوبی با دیگران برقرار کند. این وظیفه، وقتگیرترین بخش از کارهای مسئول دفتر است. مسئول دفتر برای پاسخگویی به سوالات و درخواستهای مراجعهکنندگان باید اطلاعات کاملی از فعالیتهای مجموعه داشته باشد.
اگر هنوز در دوره رایگان 7 اصل مهم در مدیریت مطلوب کسب و کار شرکت نکرده اید، کلیک نمایید. |
۶. بایگانی مدارک و اسناد
حفظ و نگهداری مدارک و اسناد مجموعه نیز از کارهای مسئول دفتر است. در هر سازمانی این کار اهمیت زیادی دارد و باید دقیق و اصولی انجام شود. مسئول دفتر باید با مستندکردن، طبقهبندی و شمارهگذاری، اسناد و مدارک را منظم کند تا هر زمان که نیاز باشد بتواند مدارک را در اختیار اعضای مجموعه قرار دهد. اسناد محرمانه و خصوصی مجموعه نیز باید به طور ویژه نگهداری شوند.
می تواید برای یادگیری بیشتر، در دوره آموزشی تولید محتوا برای سایت و رسانه های اجتماعی شرکت کنید.
۷. برقراری هماهنگی میان واحدهای مختلف مجموعه
مسئول دفتر واسطه بین واحدهای مختلف یک مجموعه از جمله مدیریت و سایر اعضای مجموعه است. برای انجام این کار لازم است مسئول دفتر با فعالیتهای هر واحد به طور کامل آشنا شود و با برنامهریزی دقیق برای کارهای روزانه مجموعه به فعالیت کل مجموعه نظم دهد. همچنین باید با توجه به نیاز مجموعه، گزارشهای روزانه یا هفتگی از فعالیت شرکت تهیه و تنظیم کند و به مدیر ارائه دهد.
۸. رسیدگی به تقاضا، اضافهکاری، پاداش، مرخصی و... اعضای مجموعه
مسئول دفتر به عنوان مافوق سایر اعضای مجموعه میتواند در مورد امور مختلف مربوط به آنها از جمله مرخصی، پاداش، مساعده و… تصمیمگیری کند. اگر تصمیمگیری درباره این امور در حیطه اختیارات مسئول دفتر نباشد، باید این درخواستها را تنظیم کند و مدیر ارائه دهد و سپس پاسخ مدیر را به درخواستدهندگان ارائه دهد.
۹. درخواست کالا، خدمات و… مورد نیاز مجموعه از مدیر
مسئول دفتر وظیفه دارد وسایل و خدمات مورد نیاز مجموعه را از طریق مدیر تامین کند. به همین منظور درخواست اعضای مجموعه را دریافت و بررسی میکند و در صورت تایید به مدیر مجموعه ابلاغ میکند. مسئول دفتر میتواند ارائهدهندگان کالا، خدمت و... مورد نیاز را شناسایی و بررسی کند و به مدیر پیشنهاد دهد.
دیدگاهتان را بنویسید