7 ویژگی مهم مسئول دفتر حرفه ای
7 ویژگی مهم مسئول دفتر حرفه ای : به طور کلی میتوان گفت مسئول دفتر هماهنگکننده فعالیتهای مجموعه است و به طور مستقیم زیر نظر مدیرعامل فعالیت می کند و رابط میان مدیرعامل و و سایر کارکنان است. مسئول دفتر باید توانایی مدیریتی داشته باشد و بتواند برنامهریزی دقیقی برای اجرای امور مجموعه داشته باشد.
همچنین باید ذهنی آماده و خلاق داشته باشد تا بتواند به عنوان مشاور در امور مدیریتی به مدیرعامل کمک کند. برای این که یک مسئول دفتر بتواند وظایف خود را به بهترین شکل انجام دهد باید ویژگیهایی داشته باشد. از مهمترین ویژگیهای مسئول دفتر میتوان به موارد زیر اشاره کرد.
این دوره را پیشنهاد میکنیم: دوره آموزشی منشی گری حرفه ای و مسئولین دفاتر
ویژگیهای مسئول دفتر
- روابط عمومی بالایی داشته باشد: اولین برخورد میان مجموعه و مراجعه کنندگان از طریق مسئول دفتر شکل میگیرد بنابراین مسئول دفتر باید توانایی برقراری ارتباط با دیگران را داشته باشد. مسئول دفتر به عنوان نماینده مجموعه معرف مجموعه است و باید بتواند با برقراری ارتباط صحیح ذهنیت مثبتی از مجموعه برای مراجعهکننده ایجاد کند. برخورد با مراجعهکنندگان آدابی دارد و مسئول دفتر هر چقدر نسبت به این آداب آگاه تر باشد و بتواند درستتر به آنها عمل کند، دربرقراری ارتباط موفقتر بوده است و میتواند رضایت مراجعهکنندگان را جلب کند. برخورد با مراجعهکنندگان نباید ساختگی باشد و باید صادقانه و صمیمی باشد تا تاثیر مثبتی داشته باشد. مسئول دفتر باید با اطلاع کامل از همه فعالیتهای مجموعه بتواند اطلاعات دقیق در اختیار مراجعهکنندگان قرار دهد.
این دوره را پیشنهاد میکنیم: دوره آموزشی روابط عمومی مدرن
- اعتماد به نفس بالایی داشته باشد: لازم است مسئول دفتر فردی با اعتماد به نفس بالا باشد تا بتواند تواناییهای خود را به بهترین شکل به نمایش بگذارد. مسئول دفتر با افراد زیادی مواجه میشود و باید بتوانند در برخورد با همه مراجعهکنندگان با اعتماد به نفس برخورد کند. اعتماد به نفس بالای مسئول دفتر به برقراری ارتباط بهتر او با دیگران کمک میکند و میتواند نشاندهنده توانایی وکیفیت کار مجموعه باشد.
- وظیفهشناس و مسئولیتپذیر باشد: وظیفهشناسی یکی از مهمترین ویژگیهای مسئول دفتر است. مسئول دفتر باید در انجام کار خود دقیق و جدی باشد و وظایف خود را به بهترین شکل انجام دهد. مسئول دفتر باید وظایف خود را به خوبی بشناسد. او باید بداند چه زمانی برای اجرای هر کاری مناسب است و وظایف خود را به موقع انجام دهد تا اختلالی در روند کاری مجموعه به وجود نیاید. همچنین باید کار خود را دقیق سریع و منظم انجام دهد و در صورتی که در انجام کار خود موفق نبود بتواند اشتباهات خود را بپذیرد و آنها را رفع کند.
- توانایی مدیریت و رهبری مجموعه را داشته باشد: مسئول دفتر باید بتواند به عنوان سرپرست مجموعه فعالیت کند و عملکرد همه اعضای مجموعه را زیر نظر داشته باشد و بتواند فعالیت آنها را ارزیابی کند. مسئول دفتر باید بتواند در موقعیتهای حساس و بحرانی خونسردی خود را حفظ کند و در لحظه تصمیم درستی اتخاذ کند. وظیفه برقراری نظم و هماهنگی در مجموعه بر عهده مسئول دفتر است و اگر نتواند این کار را به درستی انجام دهد عملکرد مجموعه با مشکل مواجه میشود.
- پیشنهاد می کنیم در دوره آموزشی چگونه با دیگران ارتباط موثر برقرار کنیم؟ شرکت کنید.
اگر هنوز در دوره رایگان 7 اصل مهم در مدیریت مطلوب کسب و کار شرکت نکرده اید، کلیک نمایید. |
- صبور و باحوصله باشد: مسئول دفتر باید وظایف خود را با صبر و حوصله انجام دهد و بتواند در برخورد با دیگران صبور باشد. او باید بتواند به صحبتهای دیگران با دقت و حوصله گوش دهد و با آرامش به آنها پاسخ دهد. عجله میتواند نتایج منفی برای مجموعه به بار بیاورد و مسئول دفتر باید بتواند تشخیص دهد چه زمانی لازم است که صبور باشد و چه زمانی لازم است به کار سرعت دهد. صبور بودن از اصلیترین ویژگیهای مسئول دفتر است.
- خلاق و با پشتکار باشد: مسئول دفتر باید در مورد انجام وظایف خود و فعالیتهای شرکت مداومت و پیگیری داشته باشد و تا به نتیجه رسیدن هر کاری از دست تلاش برندارد. روحیه خلاق و علاقه به حل معما به مسئول دفتر کمک میکند تا برای هر مشکلی راهحلی پیدا کند یا روند جدید و موثرتری برای فعالیتهای مجموعه پیدا کند.
- به یادگیری و آموزش علاقمند باشد: برای اینکه یک کار تیمی درست پیش برود لازم است افراد مجموعه به یادگیری و آموزش مطالب جدید علاقهمند باشند. مسئول دفتر به عنوان سرپرست تیم باید توانایی اشتراکگذاری دانش و اطلاعات خود و دریافت اطلاعات جدید را داشته باشد. کنجکاوی و تیزهوشی در یادگیری یکی از ویژگیهای مسئول دفتر است که به او کمک میکند راحتتر از تجربههای دیگران استفاده کند و تیم را به سمت موفقیت پیش ببرد. مسئول دفتر باید منعطف باشد بتوانند اطلاعات و دانستههای خود را با مطالب و آموختههای جدید هماهنگ کند و در صورتی که در مورد موضوعی تفکر اشتباهی داشته است بتواند با دلایل و منطق درست آنها را تغییر دهد.
دیدگاهتان را بنویسید