برای بهر‌ه وری بیشتر،  کمک بگیرید.

اخیر با مربی اجرایی خود صحبت می کردم و در حین گفتگو، او از من در خصوص دستیار اجرایی ام سوال کرد. من دستیار اجرایی نداشتم و زمانی که به او این حقیقت را گفتم، وی بدون لحظه ای تردید در پاسخ به من گفت:" اگر دستیار اجرایی نداری، خودت دستیار اجرایی خودت هستی!"

یک ذهنیت غالب در من وجود دارد که "اگر می خواهی کاری را درست انجام دهی، خودت باید آن کار را انجام دهی". با این حال، من تشخیص دادم که کمال گرایی می تواند دشمن پیشرفت باشد. در حالی که در ابتدا فکر نمی کردم در کار خود به یک دستیار اجرایی احتیاج داشته باشم، میخواستم توصیه های فردی که در موقعیت مشابه من قرار داشته و آن را تجربه کرده بود را بشنوم تا بتوانم با دنبال کردن رد پای او، من نیز به رشد شخصی و حرفه ای دست پیدا کنم.

در حالی که نقطه شروع برایم آشکار نبود، با ارزیابی شیوه سپری کردن زمان خود آغاز کردم. یک لیست از تمام کارهایی که در خلال یک هفته انجام دادم را یادداشت کردم. سپس این فعالیت ها را تحت گروه های زیر دسته بندی کردم:  

  • نا کارآمد – کارهایی که من در انجام آنها مهارت ندارم
  • مفید – کارهایی که من در انجام آن ها مشکلی ندارم
  • عالی - کارهایی که من در انجام آن ها مهارت دارم، اما از انجام آن ها لذت نمی برم
  • منحصر به فرد - کارهایی که من از انجام آن ها لذت می برم

 

در مرحله بعد، زمانی که صرف انجام هر کدام از این کارها می کردم را یادداشت کردم. در این فرایند متوجه شدم که سه دسته اول بیشترین زمان من را به خود اختصاص می دهند و در نتیجه فرصتی برای انجام کارهای "منحصر به فرد" خود که در واقع منبع انرژی من هستند، ندارم.

تلاش من برای انجام تمام کارها، به بهای از بین رفتن فرصت های منحصر به فرد برای من بود. چه زمان ها و فرصت هایی را صرفا به خاطر کاغذبازی ها و برنامه ریزی جلسه ها، از دست دادم؟

در نتیجه نظر من نسبت به داشتن یک دستیار اجرایی تغییر کرد و حالا من شرح وظایف ابتدایی یک موقعیت شغلی جدید را در تیم خود داشتم. من می خواستم به عنوان یک مدیر عامل موثرتر و کارآمد تر باشم و حالا می دانستم که راه دستیابی به این هدف چیست.

مدیرعامل

 مهارت ها و المان های مهم شخصیتی را در دستیار اجرایی آینده خود تشخیص دهید! 

موقعیت شغلی دستیار اجرایی خود را با لیستی از وظایف تعیین کنید. ویژگی های مهم شخصیتی، مهارت ها و تیپ های شخصیتی یک دستیار اجرایی ایده آل برای خود را تعیین کردم. این ویژگی ها باید به بهترین شکل و در راستای حمایت از من و مجموعه من باشند.

شخصیت برای من بسیار مهم است. من میخواستم کسی را استخدام کنم که یکپارچگی، صداقت، تعهد و اشتیاق لازم برای درس گرفتن از اشتباهات و یادگیری بیشتر را در خود نشان دهد. من به دنبال یک دستیار اجرایی حرفه ای، جاه طلب، قابل احترام، قابل اعتماد و دارای سابقه مثبت امانت داری بودم.

 برای تشخیص مهارت هایی که برای من مهم بودند، از یک لیست از نقاط ضعف خودم شروع کردم. من به دنبال کسی بودم که بر اساس شاخص Kolbe، دقیقا در نقطه مقابل من قرار گرفته باشد. در مرحله بعد، به این لیست، مهارت هایی را اضافه کردم که برای کار در شرکتم لازم بودند. کاندیدای مورد نظر من باید در مهارت های ارتباطی، شامل مهارت شنیداری فعال، بسیار قوی باشد، ایده های خود را به شکل منطقی و مختصر بیان کند و زبان بدن حرفه ای از خود نشان دهد.

 

یک پیشنهاد دوستانه:  اگر هنوز در دوره رایگان 7 اصل مهم در مدیریت مطلوب کسب و کار شرکت نکرده اید، کلیک نمایید.

 داوطلب مورد نظر من باید از دانش فنی برخوردار باشد، توجه بسیار زیادی به جزئیات داشته باشد، توانایی انجام چند کار به طور همزمان را داشته باشد، از دستورالعمل های سازمان پیروی کند، بسیار مرتبط و منظم باشد، مهارت های پژوهشی و تحلیلی داشته باشد و در ارائه راهکارها خلاقیت داشته باشد. من همچنین به کسی احتیاج داشتم که کسب و کار و چشم انداز من را درک کند، تصویر بزرگ را به قدم های کوچک تر اما کلیدی تقسیم کند، راه حل برای مشکلات داشته باشد و در حالی که همواره با من در ارتباط است، به شکل مستقل کار کند. در واقع من به یک ابر قهرمان نیاز داشتم.

مدیرها و دستیاران اجرایی زمانی موفق هستند که شخصیت هایی سازگار و مکمل داشته باشند. دستیار جدید من کسی است که من با او درباره مشکلات و نقاط قوت کسب و کار خود صحبت می کنم. من دوست داشتم دستیار شخصی من فردی باهوش، مشتاق، مثبت اندیش، خوش فکر، مهربان و معتبر باشد. من شوخ طبعی را دوست دارم. بنابراین می خواستم که آن را در دستیار اجرایی خود ببینیم.

 برای پیدا کردن فرد مناسب، من جستجوی خود برای مدیر اجرایی را از طریق اینترنت و در داخل شبکه کاری ام آغاز کردم. دستورالعمل های مشخصی را برای نحوه ثبت نام این موقعیت خاص ارائه دادم که شامل نوشتن عبارت "با من مصاحبه کن" در بخش موضوع ایمیل بود. من از هر کاندیدا خواستم که یکی از ارزش های اصلی کسب و کار ما را که بیشتر مورد توجه آن ها است، تعریف کنند و توضیح دهید که چگونه این ارزش می تواند به زندگی آن ها کمک کند. همچنین به منظور داشتن ایده بهتری از شخصیت این افراد و مهارت آن ها در تکنولوژی، از آنها خواستم رزومه و نامه درخواست خود را در یک ویدیو ارائه دهند و بر روی تجربه کاری خود به عنوان دستیار اجرایی تاکید کنند. من احساس کردم هر کدام از این درخواست ها می توانند به من کمک کنند تا دید بهتری نسبت به مهارت ها و شخصیت کاندیداها پیدا کنم.

 چگونه وجود دستیار اجرایی به من در مقام کارآفرین و مدیر عامل کمک کرد؟

به عنوان مدیر عامل، من و تیمم همواره با حجم بزرگی از ارتباطات و رقابت ها روبرو هستی. به خاطر داشته باشید که من همیشه برای ساعت های طولانی کار می کنم و گاهی اجازه می دهم کارهای کوچک و کم اهمیت توجه من را به خود جلب کنند و موقتا کارهای دیگر را کنار بگذارم. دستیار اجرایی من کسی است که وظایف من را گوشزد می کند و از من می خواهد تا در زمان های معین، کارهای مشخصی را به اتمام برسانم. با یک لبخند، او همه چیز را کنترل می کند و مطمئن می شود که من تا زمان مشخص، کارهای لازم را انجام داده ام.

رسیدن به ددلاین ها استرس من را کاهش داده است و همچنین مهارت رهبری من را تقویت کرده است؛ چرا که حالا اعضای تیم من می دانند من هیچ گاه آن ها را مایوس نخواهم کرد.

 پس از درک بهتر نقش کمک کننده یک دستیار اجرایی، متوجه شدم که من در واقع به دنبال یک برنامه ریز استراتژیک برای خود بودم و نه صرفا یک دستیار ساده. دستیار اجرایی من وظایفم را اولویت بندی می کند، پیام ها و جلسات من را برنامه ریزی و مدیریت می کند. او جزئیات پروژه های مختلف را مدیریت می کند و به من در خصوص پیشرفت و نیاز های هر پروژه اطلاع می دهد. در واقع دستیار اجرایی من، به نوعی سفیر و نماینده من در میان همکاران، کارمندان، مشتریان و سایر متخصصان است. مهارت هایی که او به طور طبیعی دارد، در واقع نقاط ضعف من را تکمیل می کنند و این باعث می شود من در زمینه های تخصصی کارآفرینی بهره وری بیشتری داشته باشم.

 یکی از مزایای بسیار ناملموس داشتن یک دستیار اجرایی، واگذاری وظایف و پروژه ها به وی است که می تواند حجم بزرگی از فضای ذهنی من را خالی کند تا تمرکز خود را صرف گسترش و بزرگ تر کردن کسب و کار خود کنم. این کار سبب می شود تا من از موقعیت های بیشتری استفاده کنم، چرا که زمان و فرصت لازم را دارم. در نهایت من می تواند زمان بیشتری را به کارهای "منحصر به فرد خود" اختصاص دهم. مربی کسب و کار من درست می گفت:" من دستیار اجرایی خوبی نیستم. دستیار اجرایی من می تواند با حمایت و کمک کردن، از من مدیر عامل بهتری بسازد".

 

 منبع: INC.COM

نظرات (0)

هیچ نظری در اینجا وجود ندارد

نظر خود را اضافه کنید.

  1. ارسال نظر بعنوان یک مهمان ثبت نام یا ورود به حساب کاربری خود.
پیوست ها (0 / 3)
مکان خود را به اشتراک بگذارید
عبارت تصویر زیر را بازنویسی کنید. واضح نیست؟

مطالب آموزشی

 

لیست دوره های آموزشی

لیست دوره های مجازی در حوزه های مختلف کسب و کار و موفقیت فردی.

باشگاه مشتریان و راهنما

راهنمایی برای استفاده بهتر از آموزشها و اطلاعات عضویت در باشگاه مشتریان ایران آکادمی.

درخواست دوره آموزشی

دوره هایی که مایل هستید در ایران آکادمی برگزار شود را به ما بگویید.

ثبــــت نــــام

در ایران آکادمی به رایگان عضو شوید و از دوره های رایگان استفاده کنید.

دوره آموزشی رایگان

جهت شرکت در دوره  رایگان  7 اصل مدیریت مطلوب کسب و کار لطفا نام و ایمیل خود را وارد نمایید

نام
ایمیل

تدریس در ایران آکادمی

اگر در حوزه خاصی تخصص دارید، محتوای آموزشی تهیه کنید و با ارائه آن در ایران آکادمی درآمد کسب نمایید.

برای مشاهده جزئیات بر روی باکس زیر کلیک نمایید.

درخواست تدریس در ایران آکادمی

درباره ما

ایران آکادمی بستری مجازی است برای یادگیری و یاد دادن.
در ایران آکادمی آموزش های مجازی و کاربردی در حوزه های مختلف کسب و کار و بهبود مهارت های فردی تهیه شده است تا علاقه مندان به یادگیری بتوانند به ساده ترین شکل ممکن به آموزش های کاربردی دسترسی داشته باشند.
025-37713662
ایران آکادمی را در شبکه های مجازی دنبال کنید:

تلگرام آپارات اینستاگرام فیسبوک

Top