بسیاری از اطلاعاتی که امروزه رد و بدل می کنیم در قالب پیام های نوشتاری، مانند ایمیل و پیغام های متنی، هستند. این بدان معناست که شنیدن و درک یک پیام دیگر به شکل سنتی رایج نیست و این روش ها امروزه با خواندن یک پیام متنی از روی صفحه مانیتور و یا گوشی جایگزین شده اند.

ارتباط چشمی، تغییر تن صدا و زبان بدن از جمله پارامترهای مهمی در انتقال پیام و مفهوم بودند که امروز دیگر در اختیار ما نیستند. در چنین شرایطی پیش آمدن کج فهمی و یا سو تفاهم در محل کار، اجتناب ناپذیر است.

زمانی که عادت های ارتباطی ما با همکاران خود، ضعیف می شود همواره باید در راستای همدلی و آشتی و یا توضیح منظور و هدف خود تلاش کنیم و این می تواند زمان و انرژی روانی بسیاری را از ما بگیرد. این امر به ویژه در شرایط دورکاری و ارتباطات دیجیتال رایج تر است. در چنین شرایطی اولین قدم مناسب برای بهبود عادت های ارتباطی ما چیست؟ یادگیری مهارت مطالعه دقیق و نگارش واضح پیام ها.

در زمان های نه چندان دور، ما در محل کار و حول یک میز، اطلاعات و ایده های خود را با همکارانمان به اشتراک می گذاشتیم. امروزه، بسیاری از تبادل های اطلاعاتی و ساخت ایده های جدید از طریق نوشتار و در چارچوب ایمیل ها و پیام های متنی صورت می گیرد. این امر بدان معناست که شنیدن به عنوان مهارت لازم برای درک اطلاعات، امروزه جای خود را به خواندن پیام های متنی از روی مانیتور داده است.

بر اساس یافته های زبان شناس، نائومی بارون، قدرت درک انسان از پیام های نوشتاری نمایش داده شده بر روی مانیتورها، به مراتب کمتر از زمانی است که آن ها را از روی برگه های کاغذ و یا کتاب می خواند. در خواندن محتوا از روی مانیتور ما به طور معمول زمان کمتری را به خواندن دقیق محتوا اختصاص می دهیم و بیشتر تمایل داریم که خیلی سریع آن را مرور کرده و کلمات کلیدی را استخراج کنیم.

زمانی که نوبت به پاسخ دهی می شود، تحت تاثیر حجم زیاد ایمیل ها و پیام های متنی، معمولا پاسخ هایی شلخته، مختصر و یا گیج کننده تحویل می دهیم.

 ایمیل


با توجه به اینکه درک پیام و نوشتن صحیح آن در زندگی مجازی ما بسیار اهمیت دارد، شاید زمان آن فرا رسیده است که در خصوص چگونگی ارتباط خوب مطالعه کنیم و مهارت های خود را افزایش دهیم. همانطور که در کتاب  "زبان بدن دیجیتال" توصیف شده است، با دقت خواندن یک متن، همان توانایی خوب گوش دادن است و نوشتن یک پیام واضح نیز یک روش جدید برای همدلی محسوب می شود. شاید بهتر باشد قبل از ارسال ایمیل بعدی خود، مکث کرده و به این سه پرسش پاسخ دهید:

 

آیا ایمیل من خیلی کوتاه است؟

یکی از دلایل اصلی کاهش کیفیت مهارت خواندن پیام ها در محل کار و ساعت های اداری، تمایل افراد به عملکرد سریع و آنی است. کار کردن با سرعت بالا باعث می شود جزئیات محو شوند.

با این حال باید بدانیم که بسیاری از ما، آنقدری که فکر می کنیم پر مشغله نیستیم بلکه برنامه ریزی صحیح و اولویت بندی را فراموش کرده ایم. هزینه این رفتار غلط، سرعت بالای ما و استرسی است که ما را احاطه کرده است. بدیهی است که در چنین شرایطی، تعهد ما نسبت به صحت، دقت، احترام و روشنی در پیام های دریافتی و ارسالی کاملا از بین می رود.

پس آرامش خود را حفظ کنید و تا جای ممکن به جزئیات در ایمیل خود بپردازید. اگر ایمیلی در خصوص گزارش یک جلسه کاری دریافت کرده اید که در آن به دقت به تمامی جزئیات پرداخته شده است، شما نیز در پاسخ به بخش های مختلف گزارش اشاره کنید و نظرتان را در مورد آنها بنویسید.

 این کار نشان می دهد که شما برای خواندن ایمیل زمان گذاشته اید و در نتیجه برای وقت و تلاش فردی که ایمیل را نگارش کرده است، ارزش قائل هستید.

 

دریافت ایمیل های کوتاه از افرادی با سمت های بالاتر اداری چندان غیر معمول نیست. متن ها و ایمیل های نامرتب، جملات ضعیف، دستورهای زبانی بد، غلط های املایی و بسیاری از نشانه های دیگر که تنها یک پیام به همراه دارند: ما برای خواندن و نگارش ایمیل زمان نداریم!

در بسیاری از سازمان ها این باور وجود دارد که هر چه سمت افراد بالاتر باشد، به افراد کمتری برای قدردانی و سپاسگزاری احتیاج دارند. ایمیل هایی که روزی با عبارت "خیلی متشکرم" به پایان می رسید، حال با یک کلمه "تشکر" خاتمه پیدا می کنند.

ایجاز در ارتباط می تواند در ظاهر شما را فردی مهم جلوه دهد، اما در واقع یک رفتار آسیب زننده به سازمان، کسب و کار و تیم شما محسوب می شود.

 ارسال یک ایمیل مختصر و کلی، زمان بسیار زیادی را از مخاطب و کارمند شما می گیرد تا بتواند معنای آن را به روشنی درک کند. اشتباهات و تاخیر در کارها نیز از جمله خطرات ارسال چنین ایمیل های کوتاهی است.

 

دانیل گوان راج، استاد روانشناسی در دانشگاه بینگهامتون، معتقد است استفاده از علامت اختصار و جملات شکسته، به ویژه در انتهای ایمیل ها می تواند از صداقت و حسن نیت آن ها بکاهد.

 

یکی از مدیران، که من او را تام صدا می کنم، به واسطه بی احتیاطی و پاسخ های کوتاه خود در مجموعه ما شهرت دارد. یک بار به همراه ارسال یک گزارش مهم و مستقیم، از او پرسیدیم که "تام آیا می خواهی که ما بیشتر بر روی این طرح کار کنیم یا فکر می کنی که جمع آوری اطلاعات اولویت اول ما باشد؟". او در پاسخ تنها گفت "بله". تنها تصور کنید که چه مقدار زمان تیم ما صرف کرد تا بتواند پاسخ تام را درک کند. آیا باید به دنبال جمع آوری اطلاعات میرفتیم یا فاز های اولیه طرح را عملی می کردیم؟ زمان هدر رفته ای که با یک یا دو جمله بیشتر از سوی تام قابل پیشگیری بود.

دکتر ژاکلین کاستنر، متخصص در حوزه مدیریت، در خصوص شلختگی می گوید:"شما باید برای کارهای خود زمان پیدا کنید، در غیر این صورت برای این کار مناسب نیستید و اجازه دهید کس دیگری آن را انجام دهد. شاید بهتر باشد برخی از مسئولیت های خود را به دیگران واگذار کنید چرا که هیچ توجیهی برای ارسال ایمیل های کوتاه و غیر واضح در فضای کار وجود ندارد. رهبران نیازی ندارند که به تمام ایمیل ها و پیام ها پاسخ دهند، اما زمانی که نکته مهمی مطرح است، ارتباطات باید روشن و واضح انجام شوند".

 

اصلاح کردن ایمیل ها قبل از ارسال آنها را فراموش نکنید. در بسیاری از مواقع سوتفاهم ها به خاطر جا افتادن یک کلمه و یا نشانه های نگارشی اتفاق می افتد. شما می توانید از برنامه های تصحیح کننده متون استفاده کنید. تصحیح متون یک عادت و یک مهارت است: ارسال یک ایمیل تمیز و بدون ابهام را به یک هدف برای خود تبدیل کنید. فراموش نکنید که ارسال ایمیل های واضح و کامل سبب می شود دیگران متن های شما را جدی بگیرند.

 

یک پیشنهاد دوستانه:  اگر هنوز در دوره رایگان 7 اصل مهم در مدیریت مطلوب کسب و کار شرکت نکرده اید، کلیک نمایید.

 

لحن بیان من چگونه است؟

لحن نگارش یا فن بیان، یکی از ارکان  اصلی مهارت های خواندن و نگارش قوی  است. شاید بتوان گفت که لحن نگارش و فن بیان بیش از سایر موارد، ابزاری مهم برای برقراری ارتباط است. بنابراین پیش از نگارش ایمیل، از خود بپرسید: گیرنده این ایمیل کیست؟ مخاطب مطلب من چه کسی است؟ بهتر است از تاثیر بصری پیام خود در مخاطب اطمینان حاصل کنید.

ایتان مدیری جوان و در حال آموزش است. یک بار با او در خصوص شیوه تعامل با مدیر ارشد که در برابرش احساس حقارت می کرد، گفتگو کردم.

از او خواسته شده بود که یک برنامه کامل و دقیق را در خصوص افزایش بهره وری در میان کارمندان تیم ارائه دهد. او این برنامه را باید به مدیر ارشد خود می فرستاد. آنچه در شرکت در حال اجرا بود با آنچه که ایتان اطمینان داشت می تواند به مجموعه کمک کند تا از تلاش های تکراری جلوگیری شده و سطوح جدیدی از شفافیت سازمانی ایجاد شود، متفاوت بود.

ایتان در خصوص برنامه خود بسیار هیجان داشت و حتی سوالاتی را برای جلسه بعدی تیم نیز طرح کرده بود. در حالی که منتظر یک پاسخ مثبت بود، از مدیر خود تنها یک حرف دریافت کرد:"K". اما معنای این حرف چی بود؟ آیا از برنامه ایتان استقبال شده بود یا اینکه به سطل آشغال فرستاده شده بود؟

ارسال این حرف در جواب تمام تلاش های ایتان بسیار گیج کننده و توهین آمیز بود. آیا تلاش های ایتان آنقدر بی ارزش بود که در جواب، یک ایمیل کافی و مناسب ارسال نشود؟ آیا مدیر ارشد او آنقدر برای ایتان ارزش قائل نبود که در جواب ایمیل کامل او چند جمله ای بنویسد و از او بابت کاری که کرده است تشکر کند و یا حتی نظر خود را به شکل کامل توضیح دهد؟

حتی افراد عادی که در خلال پیاده روی با آن ها ممکن است مواجه شویم، جملاتی بیشتر از یک کلمه یا حرف به ما می گویند!

 

فن بیان ناکارآمد مانند آنچه مدیر ارشد ایتان به کار برد، می تواند باعث توهین و سردرگمی برای سایر افراد شود. جای تعجبی نیست که ارسال تنها یک کلمه یا حرف در جواب تمام تلاش های فردی دیگر، در نهایت سبب ناکارآمدی و از بین رفتن ارتباط میان اعضای یک تیم می شود.

اگر در یکی از روزهای شلوغ کاری خود گیر افتاده اید که نمی توانید توجه زیادی به ایمیل ها نشان دهید، یک جواب سریع بفرستید و اعلام کنید که ایمیل را دریافت کرده اید. همچنین به فرستنده اطمینان خاطر بدهید که به زودی و در فرصت مناسب به ایمیل او پاسخ کامل خواهید داد.

 

آیا مکالمه می‌تواند جایگزین مناسبی برای ایمیل شما باشد؟

اگرچه پلتفرم های مختلفی برای نگارش پیام و یا ایمیل در دسترس هستند اما ما معمولا با پرسش های بسیار کوتاه و مختصر در پیام ها روبرو می شویم.  تلفن، پیام های تصویری و یا جلسه های مجازی می توانند ما را مجبور کنند تا سوالات را در جای درست و در کوتاه ترین زمان ممکن بپرسیم.

این کار می تواند زمان زیادی را ذخیره کند و در عین حال، احساس رضایت بیشتری را در افراد به وجود آورد.

 یک مراجعه کننده آلمانی زمانی به من گفت:" من در یک گفتگوی ایمیلی بی پایان با همکاران فرانسوی و هندی خود گیر افتاده بودم. ما یک موضوع را بارها و بارها تکرار می کردیم و نمی توانستیم به خوبی یکدیگر را در این موضوع درک کنیم.  من هر دوی آن ها را مجبور کردم که در یک تماس تلفنی شرکت کنند. چند سوال از آنها پرسیدم و در کمترین زمان ممکن، موضوع کاملا حل شد".

 

اگر شما در طول روز یک متن یا ایمیل گیج کننده دریافت کرده اید، بهتر است از فرستنده درخواست مکالمه تلفنی داشته باشید یا در صورت امکان یک کنفرانس ویدیویی با یکدیگر برقرار کنید. اگر موضوع حساس باشد، این درخواست شما می تواند نشان دهد که به شرایط کار به خوبی واقف هستید و بر امور تسلط دارید. بجای سپری کردن زمان بسیار در حالت بلاتکلیفی، قبل از ارسال پاسخ کمی صبر کنید. این کار سبب می شود دیگران بدانند که شما در خواندن و انجام کارها، فردی جدی و دقیق هستید.

نبود ابزارهای مهمی مانند تماس چشمی، تن صدا و یا زبان بدن برای رساندن بهتر منظور خود به دیگران در دنیای امروز، ارتباط دیجیتال را به چالش می کشد. به جای استفاده از زبان بدن، کسب مهارت در خواندن و نوشت با دقت بالا می تواند برای کارهای سازمانی امری ضروری باشد. این کار به مدیران کمک می کند تا مطمئن شوند تمام اعضای تیم در یک درک مشترک از موضوع و پروژه قرار دارند و حتی در دنیای مجازی نیز می توانند به بهترین نحو کار خود را ارائه دهند.

 

منبع: سایت مجله کسب و کار هاروراد بیزنس

 

*پیشنهاد می کنیم سری به توضیحات پکیج جامع آموزشی های رهبری اثربخش بزنید*

نظرات (0)

هیچ نظری در اینجا وجود ندارد

نظر خود را اضافه کنید.

  1. ارسال نظر بعنوان یک مهمان ثبت نام یا ورود به حساب کاربری خود.
پیوست ها (0 / 3)
مکان خود را به اشتراک بگذارید
عبارت تصویر زیر را بازنویسی کنید. واضح نیست؟

مطالب آموزشی

 

لیست دوره های آموزشی

لیست دوره های مجازی در حوزه های مختلف کسب و کار و موفقیت فردی.

باشگاه مشتریان و راهنما

راهنمایی برای استفاده بهتر از آموزشها و اطلاعات عضویت در باشگاه مشتریان ایران آکادمی.

درخواست دوره آموزشی

دوره هایی که مایل هستید در ایران آکادمی برگزار شود را به ما بگویید.

ثبــــت نــــام

در ایران آکادمی به رایگان عضو شوید و از دوره های رایگان استفاده کنید.

دوره آموزشی رایگان

جهت شرکت در دوره  رایگان  7 اصل مدیریت مطلوب کسب و کار لطفا نام و ایمیل خود را وارد نمایید

نام
ایمیل

تدریس در ایران آکادمی

اگر در حوزه خاصی تخصص دارید، محتوای آموزشی تهیه کنید و با ارائه آن در ایران آکادمی درآمد کسب نمایید.

برای مشاهده جزئیات بر روی باکس زیر کلیک نمایید.

درخواست تدریس در ایران آکادمی

درباره ما

ایران آکادمی بستری مجازی است برای یادگیری و یاد دادن.
در ایران آکادمی آموزش های مجازی و کاربردی در حوزه های مختلف کسب و کار و بهبود مهارت های فردی تهیه شده است تا علاقه مندان به یادگیری بتوانند به ساده ترین شکل ممکن به آموزش های کاربردی دسترسی داشته باشند.
025-37713662
ایران آکادمی را در شبکه های مجازی دنبال کنید:

تلگرام آپارات اینستاگرام فیسبوک

Top