6 مهارت یک منشی و مسئول دفتر حرفه ای

مسئول دفتر تنظیم‌کننده فعالیت‌های یک مجموعه است و باید فردی دقیق و باهوش باشد تا بتواند این کار را به درستی انجام دهد. مسئول دفتر تنها وظیفه پاسخگویی به تماس‌ها، تنظیم قرارها و ملاقات‌ها، نگارش گزارش و نامه‌نگاری را بر عهده ندارد و علاوه بر این‌ها به عنوان یک مشاور برای گروه مدیریتی فعالیت می‌کند و باید ذهنی پویا و فعال داشته باشد.

همچنین وظیفه بررسی فعالیت سایر کارکنان، برنامه‌ریزی برای کارهای آن‌ها و برقراری هماهنگی میان کارکنان را برعهده دارد. در نتیجه می‌توان گفت مسئول دفتر رابط میان اعضای مجموعه است و وظیفه بسیار مهمی بر عهده دارد.

برای این که مسئول دفتر بتواند وظایف خود را به بهترین شکل انجام دهد باید مهارت‌هایی داشته باشد. میزان تسلط و توانایی مسئول دفتر بر مهارت‌های مسئول دفتر تاثیر فراوانی بر موفقیت مجموعه دارد. در ادامه با مهم‌ترین مهارت‌های مسئول دفتر آشنا می‌شویم.

۱.مهارت برقراری ارتباط

اولین مورد از مهارت‌های مسئول دفتر، مهارت برقراری ارتباط با دیگران است. مسئول دفتر اولین فرد از مجموعه است که با مراجعین برخورد خواهد داشت و باید بتواند تصویر خوبی از خود و مجموعه در ذهن مراجعه‌کننده ثبت کند‌. او باید بتواند در زمان کوتاهی با دیگران ارتباط برقرار کند و با بهره‌مندی از مهارت‌های گفتاری و فن بیان درست اطلاعات لازم را در اختیار دیگران قرار دهد‌‌. مسئول دفتر وظیفه برقراری تماس تلفنی با دیگران یا پاسخگویی به تماس‌ها تلفنی مجموعه را نیز بر عهده دارد و باید در این زمینه نیز توانایی داشته باشد. مسئول دفتر باید فردی خوش‌رو و خوش‌اخلاق باشد و ارتباط صمیمی و گرمی با اعضای مجموعه برقرار کند.

۲. مهارت‌های فنی

با توجه به نوع فعالیت مجموعه، داشتن مهارت‌های فنی متناسب با کارهای مجموعه برای مسئول دفتر الزامی است؛ اما با توجه به سیستمی شدن اکثر مجموعه‌ها داشتن مهارت‌ کار با رایانه و آشنایی با نرم افزارهای مورد نیاز مجموعه از اصلی‌ترین مهارت‌های مسئول دفتر است. نرم‌افزارهایی مثل مجموعه آفیس، فتوشاپ، گوگل کلندر، گوگل میت و... از جمله نرم‌افزارهایی هستند که یک مسئول دفتر باید بتواند با آن‌ها کار کند‌.

۳. مهارت برنامه‌ریزی و مدیریت زمان

همان طور که گفته شد تنظیم فعالیت‌ها و هماهنگی بین اعضای مجموعه را بر عهده دارد. برای این که این وظیفه به درستی انجام شود و خللی در کار مجموعه ایجاد نشود مسئول دفتر باید بتواند فعالیت مجموعه را به طور روزانه، هفتگی و ماهانه برنامه ریزی کند و برای هرکاری زمان دقیق در نظر بگیرد. مسئول دفتر با مدیریت زمان می‌تواند نظم را در مجموعه برقرار کند و از هرج و مرج و اتلاف زمان جلوگیری کند.

 


یک پیشنهاد دوستانه:

اگر هنوز در دوره رایگان 7 اصل مهم در مدیریت مطلوب کسب و کار شرکت نکرده اید، کلیک نمایید.

 

۴. مهارت سازماندهی و سرپرستی

یک مجموعه به عنوان یک تیم به سرپرست و مدیر نیاز دارد. مسئول دفتر باید توانایی این کار را داشته باشد. مسئول دفتر با شناخت کافی از اعضای مجموعه و وظایف آن‌ها، عملکرد هر یک را زیر نظر دارد و به راحتی متوجه نقاط ضعف و قوت مجموعه می‌شود. برای اینکه سازماندهی مجموعه به خوبی صورت بگیرد مسئول دفتر باید توانایی تصمیم‌گیری در لحظه را داشته باشد تا در مواقع حساس با در نظر گرفتن همه جوانب بهترین تصمیم را در جهت پیشبرد اهداف مجموعه بگیرد.

۵. مهارت نوشتاری و نگارشی

یکی از مهم‌ترین وظایف مسئول دفتر نگارش نامه‌، گزارش و... است و به همین دلیل مهارت نوشتاری و نگارشی از اساسی‌ترین مهارت‌های مسئول دفتر است. مسئول دفتر باید با اصول و دستور زبان فارسی و یا زبان خارجی مورد نیاز مجموعه آشنا باشد. همچنین باید بتواند نامه‌ها و مکاتبات اداری را با روش درست و استاندارد نگارش کند. در مورد فعالیت شرکت گزارش‌های دقیقی بنویسد تا در مواقع نیاز این گزارش‌ها توسط تیم مدیریتی مورد استفاده قرار بگیرد. صحت و سندیت این گزارش‌ها تاثیر زیادی در روند کاری مجموعه خواهد داشت در نتیجه باید با دقت بالایی نوشته شوند.

۶. مهارت کار تیمی و همکاری

در یک مجموعه همه افراد برای رسیدن به اهداف واحد و مشخص فعالیت می‌کنند. مسئول دفتر به عنوان سرپرست تیم اجرایی باید به کار گروهی و همکاری با دیگران علاقه‌مند باشد و بتواند فعالیت‌های مفید در گروه انجام دهد و مجموعه را به سمت و سوی نیل به اهداف هدایت کند‌.

آشنایی با مهارت‌های مسئول دفتر و تلاش برای کسب و تقویت این مهارت‌ها، راه موفقیت در پست مسئولیت دفتر است.

مطالب مرتبط

نظرات (0)

هیچ نظری در اینجا وجود ندارد

نظر خود را اضافه کنید.

  1. ارسال نظر بعنوان یک مهمان ثبت نام یا ورود به حساب کاربری خود.
پیوست ها (0 / 3)
مکان خود را به اشتراک بگذارید
عبارت تصویر زیر را بازنویسی کنید. واضح نیست؟

 

لیست دوره های آموزشی

لیست دوره های مجازی در حوزه های مختلف کسب و کار و موفقیت فردی.

باشگاه مشتریان و راهنما

راهنمایی برای استفاده بهتر از آموزشها و اطلاعات عضویت در باشگاه مشتریان ایران آکادمی.

درخواست دوره آموزشی

دوره هایی که مایل هستید در ایران آکادمی برگزار شود را به ما بگویید.

ثبــــت نــــام

در ایران آکادمی به رایگان عضو شوید و از دوره های رایگان استفاده کنید.

دوره آموزشی رایگان

جهت شرکت در دوره  رایگان  7 اصل مدیریت مطلوب کسب و کار لطفا نام و ایمیل خود را وارد نمایید

نام
ایمیل

تدریس در ایران آکادمی

اگر در حوزه خاصی تخصص دارید، محتوای آموزشی تهیه کنید و با ارائه آن در ایران آکادمی درآمد کسب نمایید.

برای مشاهده جزئیات بر روی باکس زیر کلیک نمایید.

درخواست تدریس در ایران آکادمی

درباره ما

ایران آکادمی بستری مجازی است برای یادگیری و یاد دادن.
در ایران آکادمی آموزش های مجازی و کاربردی در حوزه های مختلف کسب و کار و بهبود مهارت های فردی تهیه شده است تا علاقه مندان به یادگیری بتوانند به ساده ترین شکل ممکن به آموزش های کاربردی دسترسی داشته باشند.
025-32943957
ایران آکادمی را در شبکه های مجازی دنبال کنید:

تلگرام آپارات اینستاگرام

Top