7 ویژگی مهم مسئول دفتر حرفه ای

به طور کلی می‌توان گفت مسئول دفتر هماهنگ‌کننده فعالیت‌های مجموعه است و به طور مستقیم زیر نظر مدیرعامل فعالیت می کند و رابط میان مدیرعامل و و سایر کارکنان است. مسئول دفتر باید توانایی مدیریتی داشته باشد و بتواند برنامه‌ریزی دقیقی برای اجرای امور مجموعه داشته باشد.

همچنین باید ذهنی آماده و خلاق داشته باشد تا بتواند به عنوان مشاور در امور مدیریتی به مدیرعامل کمک کند. برای این که یک مسئول دفتر بتواند وظایف خود را به بهترین شکل انجام دهد باید ویژگی‌هایی داشته باشد. از مهم‌ترین ویژگی‌های مسئول دفتر می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.

 

مسئولین دفاتر

 

ویژگی‌های مسئول دفتر

  • روابط عمومی بالایی داشته باشد: اولین برخورد میان مجموعه و مراجعه کنندگان از طریق مسئول دفتر شکل می‌گیرد بنابراین مسئول دفتر باید توانایی برقراری ارتباط با دیگران را داشته باشد. مسئول دفتر به عنوان نماینده مجموعه معرف مجموعه است و باید بتواند با برقراری ارتباط صحیح ذهنیت مثبتی از مجموعه برای مراجعه‌کننده ایجاد کند. برخورد با مراجعه‌کنندگان آدابی دارد و مسئول دفتر هر چقدر نسبت به این آداب آگاه تر باشد و بتواند درست‌تر به آن‌ها عمل کند، دربرقراری ارتباط موفق‌تر بوده است و می‌تواند رضایت مراجعه‌کنندگان را جلب کند. برخورد با مراجعه‌کنندگان نباید ساختگی باشد و باید صادقانه و صمیمی باشد تا تاثیر مثبتی داشته باشد. مسئول دفتر باید با اطلاع کامل از همه فعالیت‌های مجموعه بتواند اطلاعات دقیق در اختیار مراجعه‌کنندگان قرار دهد.

  • اعتماد به نفس بالایی داشته باشد: لازم است مسئول دفتر فردی با اعتماد به نفس بالا باشد تا بتواند توانایی‌های خود را به بهترین شکل به نمایش بگذارد. مسئول دفتر با افراد زیادی مواجه می‌شود و باید بتوانند در برخورد با همه مراجعه‌کنندگان با اعتماد به نفس برخورد کند. اعتماد به نفس بالای مسئول دفتر به برقراری ارتباط بهتر او با دیگران کمک می‌کند و می‌تواند نشان‌دهنده توانایی وکیفیت کار مجموعه باشد.

  • وظیفه‌شناس و مسئولیت‌پذیر باشد: وظیفه‌شناسی یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های مسئول دفتر است. مسئول دفتر باید در انجام کار خود دقیق و جدی باشد و وظایف خود را به بهترین شکل انجام دهد. مسئول دفتر باید وظایف خود را به خوبی بشناسد. او باید بداند چه زمانی برای اجرای هر کاری مناسب است و وظایف خود را به موقع انجام دهد تا اختلالی در روند کاری مجموعه به وجود نیاید. همچنین باید کار خود را دقیق سریع و منظم انجام دهد و در صورتی که در انجام کار خود موفق نبود بتواند اشتباهات خود را بپذیرد و آن‌ها را رفع کند.

  • توانایی مدیریت و رهبری مجموعه را داشته باشد: مسئول دفتر باید بتواند به عنوان سرپرست مجموعه فعالیت کند و عملکرد همه اعضای مجموعه را زیر نظر داشته باشد و بتواند فعالیت آنها را ارزیابی کند. مسئول دفتر باید بتواند در موقعیت‌های حساس و بحرانی خونسردی خود را حفظ کند و در لحظه تصمیم درستی اتخاذ کند. وظیفه برقراری نظم و هماهنگی در مجموعه بر عهده مسئول دفتر است و اگر نتواند این کار را به درستی انجام دهد عملکرد مجموعه با مشکل مواجه می‌شود.


یک پیشنهاد دوستانه:

اگر هنوز در دوره رایگان 7 اصل مهم در مدیریت مطلوب کسب و کار شرکت نکرده اید، کلیک نمایید.

 

  • صبور و باحوصله باشد: مسئول دفتر باید وظایف خود را با صبر و حوصله انجام دهد و بتواند در برخورد با دیگران صبور باشد. او باید بتواند به صحبت‌های دیگران با دقت و حوصله گوش دهد و با آرامش به آن‌ها پاسخ دهد. عجله می‌تواند نتایج منفی برای مجموعه به بار بیاورد و مسئول دفتر باید بتواند تشخیص دهد چه زمانی لازم است که صبور باشد و چه زمانی لازم است به کار سرعت دهد. صبور بودن از اصلی‌ترین ویژگی‌های مسئول دفتر است.
  • خلاق و با پشتکار باشد: مسئول دفتر باید در مورد انجام وظایف خود و فعالیت‌های شرکت مداومت و پیگیری داشته باشد و تا به نتیجه رسیدن هر کاری از دست تلاش برندارد. روحیه خلاق و علاقه به حل معما به مسئول دفتر کمک می‌کند تا برای هر مشکلی راه‌حلی پیدا کند یا روند جدید و موثرتری برای فعالیت‌های مجموعه پیدا کند.

  • به یادگیری و آموزش علاقمند باشد: برای اینکه یک کار ‏تیمی درست پیش برود لازم است افراد مجموعه به یادگیری و آموزش مطالب جدید علاقه‌مند باشند. مسئول دفتر به عنوان سرپرست تیم باید توانایی اشتراک‌گذاری دانش و اطلاعات خود و دریافت اطلاعات جدید را داشته باشد. کنجکاوی و تیزهوشی در یادگیری یکی از ویژگی‌های مسئول دفتر است که به او کمک می‌کند راحت‌تر از تجربه‌های دیگران استفاده کند و تیم را به سمت موفقیت پیش ببرد. مسئول دفتر باید منعطف باشد بتوانند اطلاعات و دانسته‌های خود را با مطالب و آموخته‌های جدید هماهنگ کند و در صورتی که در مورد موضوعی تفکر اشتباهی داشته است بتواند با دلایل و منطق درست آن‌ها را تغییر دهد.

مطالب مرتبط

نظرات (0)

هیچ نظری در اینجا وجود ندارد

نظر خود را اضافه کنید.

  1. ارسال نظر بعنوان یک مهمان ثبت نام یا ورود به حساب کاربری خود.
پیوست ها (0 / 3)
مکان خود را به اشتراک بگذارید
عبارت تصویر زیر را بازنویسی کنید. واضح نیست؟

 

لیست دوره های آموزشی

لیست دوره های مجازی در حوزه های مختلف کسب و کار و موفقیت فردی.

باشگاه مشتریان و راهنما

راهنمایی برای استفاده بهتر از آموزشها و اطلاعات عضویت در باشگاه مشتریان ایران آکادمی.

درخواست دوره آموزشی

دوره هایی که مایل هستید در ایران آکادمی برگزار شود را به ما بگویید.

ثبــــت نــــام

در ایران آکادمی به رایگان عضو شوید و از دوره های رایگان استفاده کنید.

دوره آموزشی رایگان

جهت شرکت در دوره  رایگان  7 اصل مدیریت مطلوب کسب و کار لطفا نام و ایمیل خود را وارد نمایید

نام
ایمیل

تدریس در ایران آکادمی

اگر در حوزه خاصی تخصص دارید، محتوای آموزشی تهیه کنید و با ارائه آن در ایران آکادمی درآمد کسب نمایید.

برای مشاهده جزئیات بر روی باکس زیر کلیک نمایید.

درخواست تدریس در ایران آکادمی

درباره ما

ایران آکادمی بستری مجازی است برای یادگیری و یاد دادن.
در ایران آکادمی آموزش های مجازی و کاربردی در حوزه های مختلف کسب و کار و بهبود مهارت های فردی تهیه شده است تا علاقه مندان به یادگیری بتوانند به ساده ترین شکل ممکن به آموزش های کاربردی دسترسی داشته باشند.
025-32921804
ایران آکادمی را در شبکه های مجازی دنبال کنید:

تلگرام آپارات اینستاگرام

Top