چرا داشتن نظم در محیط کار برای یک سازمان اهمیت دارد؟

 

شما برای افزایش بهره وری و دقت در محل کار و کاهش استرس های ناشی از فعالیت های حرفه ای خود چه کارهایی انجام می دهید؟ یکی از پارامترهایی که می تواند به طور همزمان بر روی پیشرفت شما در حیطه فعالیتتان و همچنین کاهش استرس و اشتباهات در طول فرایند کار کمک کند، داشتن نظم در محیط کار است. یک فضای کاری با نظم چیزی فراتر از جذابیت بصری را برای کارمندان فراهم می کند.

در یک محیط بی نظم، کارمندان به طور مداوم در معرض دریافت یک سیگنال هستند: کارهای زیادی برای انجام وجود دارد و شما نمی توانید از عهده همه آن ها بر آیید. در چنین شرایطی، استرس و اضطراب کارمندان بالا می رود، تنش در محیط ایجاد می شود، روابط کاری رو به تیرگی می گذارند و خطا در انجام کار بالا می رود. در مقابل، یک محیط کار منظم می تواند بهره وری کارمندان را افزایش دهد و نظارت بر فرایند کار را آسان تر کند. اما چگونه می توان چنین محیطی را در دفتر کار خود در گوشه خانه، در محل کار و یا حتی در مقیاس های بزرگ سازمانی ایجاد کرد؟

نظام آراستگی محیط کار

نظم در محیط کار از نگاه ژاپن

یکی از روش های کارآمد برای ایجاد نظم در محیط کار که این روزها بسیار مورد توجه قرار گرفته است، روش 5S است. این روش نظم در محیط کار را به صورت سیستماتیک در محیط پیاده می کند و بدین شکل، اشتباهات را به حداقل و کارایی افراد را به حداکثر می رساند. روش 5S همچنین می تواند به بهبود روابط سازمانی و کاهش هزینه ها نیز بسیار کمک کند. با توجه به این موارد، در فضای رقابتی مشاغل در دنیای امروز، پیاده سازی روش 5S می تواند مهم ترین مزیت برند یا سازمان شما در میان رقیبانتان باشد.

نظم در محیط کار و قواعد کلی 5S

همانطور که از نامش پیداست، روش 5S از پنج مرحله تشکیل شده است. هر کدام از این روش ها نامی دارند که در زبان ژاپنی با حرف S آغاز می شود؛ به همین سبب نام کلی روش نیز 5S است. این روش در ایجاد محیطی امن، مولد، کارآمد، پاک و بی سرو صدا کارایی دارد و به افراد کمک می کند بدون اتلاف وقت و هزینه، مسئولیت های خود را به بهترین شیوه انجام دهند. در میان شرکت های بزرگ دنیا، امروزه تویوتا از این روش در مقیاس سازمانی بهره گرفته است و بخش بزرگی از موفقیت خود در بازار را مدیون روش 5S می باشد. در ادامه با قواعد کلی این روش آشنا می شویم.

قاعده اول – مرتب سازی: به محیط کار خود (خواه میزی در گوشه خانه یا دفتری شخصی در محل کار) بروید. ابزارها، کتاب، وسائل، نوشته ها و سایر محتویات قفسه ها و کشوها را بیرون بیاورید و آن ها را به دو دسته "ضروری" و "غیر ضروری" تقسیم کنید. برای هر کدام از وسایل این سه پرسش را از خود بپرسید:

  • آیا به این وسیله نیاز دارم؟
  • آیا به این تعداد از یک وسیله واحد نیاز دارم؟
  • آیا واقعا باید این وسیله را در مکان فعلی اش قرار دهم؟

قاعده دوم- منظم کردن: وسایل غیر ضروری را از محیط خارج کنید و به سراغ آنچه که ضروری است بروید. وسایل خود را دسته بندی کنید و برچسب گذاری کنید. در هنگام نظم بخشیدن به وسایل، اطمینان حاصل کنید که این سه مرحله را دنبال می کنید:

  • مرحله 1: تعیین مکان های مناسب برای نگهداری وسایل.
  • مرحله 2: شناسایی مکان ها.
  • مرحله 3: شناسایی وسایل و اینکه در طور روز یا هفته به چه مقدار از این وسایل نیاز دارید.

 


یک پیشنهاد دوستانه: اگر هنوز در دوره رایگان 7 اصل مهم در مدیریت مطلوب کسب و کار شرکت نکرده اید اینجا کلیک نمایید.


 

قاعده سوم- محل کار خود را تمیز کنید: شما می توانید مرحله تمیز کردن را خود بر عهده بگیرید و یا در مقیاس سازمانی در خصوص محول کردن این وظیفه به دیگران فکر کنید. به عنوان مثال، ممکن است این وظیفه را بر عهده یک شرکت نظافتی بگذارید و یا از نیروی کار نظافتی موجود در سازمان بهره ببرید. اگر شرکت نوپا و کوچکی را اداره می کنید، شاید زمان بندی و تقسیم کار میان کارمندان برای تمیز کردن محیط کار، ایده مناسبی باشد. فراموش نکنید که تمیز کردن محیط نیز به یک برنامه سیستماتیک نیاز دارد و باید در طول هفته و ماه بدان توجه شود.

 

قاعده چهارم – استاندارد سازی: برای حفظ نظم در محل کار، باید دستورالعمل ها و کنترل پروسه به صورت سیستماتیک انجام شود. این فرایند را استاندارد سازی می نامند. به عنوان مثال، خالی کردن سطل های اتاق ها در پایان روز کاری، تمیز کردن آشپزخانه پس از گرم کردن غذا، زدن ماشین ظرفشویی برای شستن لیوان های چای در پایان روز اداری و ... از جمله مواردی هستند که باید برای انجام آن ها یک برنامه ریزی وجود داشته باشد و افراد مشخصی (یا به صورت ثابت یا به صورت دوره ای) وظیفه انجام آن ها را بر عهده بگیرند. این اصل برای وظایف اداری و سازمانی نیز صادق است.

 

قاعده پنجم – پایداری: نظم یک عادت است و برای آنکه یک کار به عادت تبدیل شود، پایداری و استقامت نیاز است. زمانی که چهار قاعده پیشین به طور دقیق اجرا شوند و افراد برای مدت زمان حداقل 21 روز به حفظ نظم در محیط کار متعهد باشند، عادت جدیدی خلق می گردد و یک محیط کاری منظم، سالم، کارآمد و کم هزینه متولد می شود.

 

5s

 

مطالب مرتبط

نظرات (0)

هیچ نظری در اینجا وجود ندارد

نظر خود را اضافه کنید.

  1. ارسال نظر بعنوان یک مهمان ثبت نام یا ورود به حساب کاربری خود.
پیوست ها (0 / 3)
مکان خود را به اشتراک بگذارید
عبارت تصویر زیر را بازنویسی کنید. واضح نیست؟

 

لیست دوره های آموزشی

لیست دوره های مجازی در حوزه های مختلف کسب و کار و موفقیت فردی.

باشگاه مشتریان و راهنما

راهنمایی برای استفاده بهتر از آموزشها و اطلاعات عضویت در باشگاه مشتریان ایران آکادمی.

درخواست دوره آموزشی

دوره هایی که مایل هستید در ایران آکادمی برگزار شود را به ما بگویید.

ثبــــت نــــام

در ایران آکادمی به رایگان عضو شوید و از دوره های رایگان استفاده کنید.

دوره آموزشی رایگان

جهت شرکت در دوره  رایگان  7 اصل مدیریت مطلوب کسب و کار لطفا نام و ایمیل خود را وارد نمایید

نام
ایمیل

تدریس در ایران آکادمی

اگر در حوزه خاصی تخصص دارید، محتوای آموزشی تهیه کنید و با ارائه آن در ایران آکادمی درآمد کسب نمایید.

برای مشاهده جزئیات بر روی باکس زیر کلیک نمایید.

درخواست تدریس در ایران آکادمی

درباره ما

ایران آکادمی بستری مجازی است برای یادگیری و یاد دادن.
در ایران آکادمی آموزش های مجازی و کاربردی در حوزه های مختلف کسب و کار و بهبود مهارت های فردی تهیه شده است تا علاقه مندان به یادگیری بتوانند به ساده ترین شکل ممکن به آموزش های کاربردی دسترسی داشته باشند.
025-37713662
ایران آکادمی را در شبکه های مجازی دنبال کنید:

تلگرام آپارات اینستاگرام فیسبوک

Top