%40 تخفیف ویژه ویژه سال نو

جهت بهره مندی از این تخفیف ویژه، کافیست در هنگام خرید از کد fetr استفاده نمایید.

 

 

سه قدم برای داشتن جلسات آنلاین بهتر

 

اگرچه بسیاری از کمپانی ها در سراسر دنیا به کارمندان خود اجازه داده اند که به محل کارشان باز گردند، اما به نظر می رسد که جلسات آنلاین برای مدت زمان بیشتری در کنار ما باشند. بنابراین سئوالی واحد، ذهن بسیاری از افراد را به خود مشغول کرده است: چگونه می توانیم جلسات را از یک فضای اجباری کسل کننده به یک ابزار بهره وری تبدیل کنیم؟ در ادامه توصیه هایی برای داشتن جلسات آنلاین بهتر را بررسی خواهیم کرد.

 

از زمان آغاز همه گیری کرونا، بسیاری از افراد در سراسر دنیا برای ایجاد یک فضای ارتباطی مجازی مناسب، به لپ تاپ ها و تلفن های همراه خود بسیار وابسته شده اند. برنامه Zoom ما را مجبور کرد که به دنبال راه حل های جدیدی برای برقراری ارتباط باشیم و این شامل تغییراتی در اصول پایه ای اجرای جلسات آنلاین یا حتی نمونه های شاید کمی عجیب تر، مانند فیلترها، بود. اگرچه استفاده از فیلترها و ایده های جدید در جلسات کاری جذاب است، اما هیچ کدام از آنها نمی تواند در حقیقت به ارتقای بهره وری و نرخ مشارکت در جلسات آنلاین کمک کند.  

کار در خانه و بردن بخش بزرگی از فضای کار به دنیای دیجیتال، به طور متوسط ساعت های کاری را افزایش داده و مرز میان فضای کار و خانه را کمرنگ تر کرده است. "خستگی ویدویی" عارضه ای جدید در دنیای پس از کرونا است که عوارض مختلفی به همراه دارد.

این عارضه ناشی از عواملی مانند خستگی چشم از مانیتور و همچنین نبود امکان ارتباط چشمی و حضوری با افراد حاضر در جلسه است. تحقیقاتی که اخیرا مایکروسافت انجام داده است، نشان می دهد که تمرکز اکثر افراد 30 الی 40 دقیقه پس از شروع جلسه از بین می رود و پس از دو ساعت کنفرانس ویدئویی، میزان استرس در افراد به شکل قابل توجهی افزایش پیدا می کند.

این مشکلات جسمی، چالش های استراتژیک جدیدی هستند که بسیاری از مدیران امروزه با آن دست وپنجه نرم می کنند: مشارکت در یک حل مسئله خلاقانه و گروهی یا نگه داشتن مکالمات بسیار طولانی با توجه به محدودیت های موجود در جلسات آنلاین.

حتی در کمپانی هایی که کارمندان اجازه بازگشت به فضای کار خود را دارند نیز جلسات به صورت آنلاین برگزار می شود. بنابراین یافتن پاسخی برای تبدیل جلسه های کسالت بار به یک ابزار بهره وری، نکته مهم و جالب توجهی است که باید به آن پرداخت.

 

 جلسات آنلاین

 

جلسات آنلاین بهتر با فعال کننده های رفتاری

در این پژوهش ما (سه نفر در مشاوره مدیریت Innosight و یک نفر در بانک DBS) با گروه های مختلفی در خصوص پیدا کردن راه حل های نوآورانه برای از بین بردن مشکلات کار در فضای مجازی، صحبت کردیم. ما همچنین در فضای LinkedIn در گروه بحث و تبادل نظر تجاری هاروارد، گفتگویی را به راه انداختیم تا ایده های تازه را با استفاده از منابع گسترده بدست آوریم.

هدف ما در این پژوهش، پیدا کردن راه های مختلف برای بهبود تماس ها و جلسات آنلاین در فضای Zoom است. ما تکنیک هایی را که کمپانی های بزرگ جهانی استفاده کرده اند و همچنین روش های نوآورانه ای که در مقاله های مختلف و کتاب "بخور، بخواب و خلق کن" ارائه شده اند را نیز بررسی خواهیم کرد.

تلاش ما در این پژوهش استفاده از ایده های اصلی ارائه شده در کتاب های تئوری و سپس ایجاد تغییرات هوشمندانه در آن ها است تا جایی که عادت های جدید به صورت روزانه قابل اجرا باشند. فعال کننده های رفتاری به طور مستقیم به افراد کمک می کنند تا عادت هایی را در خود ایجاد کنند که به رفتارهای مورد نظر منتهی می شوند. محرک ها و راه حل های ارائه شده در این لیست، به عنوان تقویت کننده های رفتاری غیر مستقیم اما قدرتمند عمل می کنند.

 

فرایند ساخت یک فعال کننده رفتاری برای بهبود جلسات آنلاین بسیار آسان بوده و شامل سه مرحله می باشد.

 

قدم اول:

در خصوص رفتار و یا تغییر مورد نظر خود واضح و روشن باشید و آن را با تکمیل جمله "خیلی خوب میشد اگر..." ارائه دهید. به عنوان مثال، یک تیم در شرکتی که ما به آنها مشاوره می دادیم، عنوان کردند که حضور و تمرکز افراد در جلسه های اداری می تواند به ایجاد بحث های مهم و حل خلاقانه مشکلات بسیار کمک کند.

 

 

یک پیشنهاد دوستانه:  اگر هنوز در دوره رایگان 7 اصل مهم در مدیریت مطلوب کسب و کار شرکت نکرده اید، کلیک نمایید.

 

قدم دوم:

به جای انکه بر روی رفتاری مورد نظر خود متمرکز شوید، "مسدود کننده های رفتاری"یا کارهایی که به جای ایجاد رفتار مورد نظر خود دنبال می کنید، را شناسایی کنید. برای این کار می توانید این جمله را تکمیل کنید:"اما در عوض ما...".  به  عنوان مثال، گروه مورد نظر اشاره کردند که شرکت افراد با ذهن های پراکنده و عدم تمرکز در طول جلسه، در نهایت کمکی به حل مشکل نمی کند. افراد در جلسه های انلاین به جای شرکت فعال در بحث ها، خیلی راحت به وسیله ایمیل ها، کارهای دیگر و حتی فضای خانه، جذب می شوند.

شناسایی مسدود کننده های قابل اجرا، می تواند کمی چالش برانگیز باشد. گفتن آنکه شما و یا دیگران رفتار مطلوبی از خود نشان نمی دهید، آسان است اما شناسایی و حل آن ها دشوار می باشد. در نهایت عوامل محدود کننده باید شناسایی شوند تا بتوان در محله بعد آن ها را از بین برد. در این راه:

1- تا حد ممکن در خصوص مشاهدات و علل رفتار های مسدود کننده دقیق باشید. به عنوان مثال برای گروه مد نظر ما می توان گفت:"ذهن ما، در صورتی که خسته شود، خیلی راحت از موضوعی به موضوع دیگر می پرد و به انجام چند کار در یک زمان روی می آورد.

2- به اقدامات توجه کنید، نه به احساسات. به عنوان مثال، شرکت کنندگان در جلسات گروه مد نظر ممکن است از تصمیم گیری بترسند. در این صورت بدیهی است که جلسات و تصمیم گیری یا حل مسائل را به آینده موکول کنند.

3- برنامه ریزی هدفمند را فراموش نکنید. در خصوص تیم مد نظر: آیا واقعا برای انجام کارهای مهم وقت ندارید یا اینکه برنامه خود و تیم را با کارهای کم ارزش تر پر کرده اید؟

4- سوالاتی مانند "چه احساسی منجر به این رفتار می شود؟" یا "چرا این کار را انجام می دهیم؟" می توانند به شما در شناسایی عوامل مسدود کننده کمک کنند.

 

قدم سوم:

محرک هایی را بسازید که به تشویق رفتار مطلوب و غلبه بر مسدود کننده شناسایی شده کمک کند. در این راستا، تیم مورد بحث ما، ایده   zoom jester را پیشنهاد دادند. جستر ها در گذشته وظیفه سرگرم کردن مهمانان اشراف و پادشاهان را بر عهده داشتند. با این حال آن ها یک نقش مهم و مشخص را نیز ایفا می کردند: به عنوان فردی احمق در اتاق، آن ها می توانستند حقایق را به افراد با نفوذ بگویند و حتی چیز هایی که بیان آنها برای دیگران دشوار بود و یا از ترس مجازات، پنهان می ماند را عنوان کنند. به همین ترتیب، زمانی که فرد از گروه در یک جلسه، تمام وقت و فرصت صحبت را برای خود می گرفت و یا زمانی که مسیر جلسه منحرف می شد Zoom jester ها اجازه داشتند به افراد تذکر بدهند. در خلال جلسات مهم معمولا فرد جستر یک لیست از مسئولیت ها و اختیارات در دست داشت که به شکل استاندارد وظایف او را توصیف می کرد: به عنوان مثال یک صفحه زمینه خنده دار در خلال جلسه و یا شوخی هایی که می توانست فضای جلسه را تغییر داده و توجهات را به خود جلب کند.  

 

رفتار مطلوب

(خیلی خوب می شد اگر...)

رفتار منع کننده

(اما در عوض ما ...)

عبارت تکمیل کننده

(بنابراین ما باید...)

… اجماع نظرات در خلال گفتگوهای صریح، که می تواند به اقدامات موثر منجر شود.

سکوت می کنیم و تنها به نظر متخصصین در آن حوزه بسنده می کنیم.  

یک وکیل مدافع شیطانی برای هر جلسه تعیین کنیم که با استفاده از یک نماد در صفحه زمینه بتواند به انتقال نظرات و اجبار اعضا برای اجماع نظرات کمک کند.  

… ایجاد فضای باز در جلسات برای یادگیری و کشف  بدون ساختار.

زمان زیادی را به بررسی و شنیدن داستان هایی در مورد گذشته اختصاص می دهیم.

ایجاد زمانی تحت عنوان "آسانسور طبقه 22" که در طی آن افراد حاضر در جلسه به مدت یک دقیقه در خصوص یکی از موضوعات مهم مورد بحث، آپدیت های جدید ارائه کنند.

تصمیم بگیریم، شجاعانه رفتار کنیم و عمل گرا باشیم.

...از نظر اجتماعی تنبل هستیم، داده های بیشتری می خواهیم و به دیگران اقتدا می کنیم.

یک برنامه ارزیابی تصمیم گیری ایجاد کنید که به شرکت کنندگان در جلسه اجازه می دهد کیفیت تصمیم گرفته شده در جلسه را ارزیابی کنند.

… به طور شفاف مسائل را به اشتراک بگذارید و بحث کنید.

سکوت می کنیم.

از یک برنامه برای ارزیابی تیم در جلسه استفاده کنید.

... می توانم در طول جلسات حضور فعال داشته باشم.

... ذهن جمعی ما سرگردان است و خیلی سریع شروع به انجام چند کار در آن واحد می کنیم.

استفاده از ایده zoom jester ضمن ایجاد دینامیک در طی جلسات و جلوگیری از خستگی ذهن، می تواند از صحبت مداوم افرادی خاص جلوگیری کند.

راه حل های خلاقانه و ایده های جدیدی را در خلال جلسات انلاین ارائه دهیم.

وارد فضایی شلخته و بی برنامه شده و مدام از یک موضوع به موضوع دیگر می پرید.

یک فضای ورود مشخص داشته باشید، و زمانی را به سکوت و یا دیدن ویدیوهای انگیزشی اختصاص دهید تا بتوانید میان جلسه های مختلف خود، یک فضای مشخص ایجاد کنید.

 

جلسات مجازی می توانند مشارکتی، جذاب و حتی سرگرم کننده باشند. یکی از ایده های فوق را اجرا کنید و یا با الهام از آن ها محرک هایی را به وجود آورید که با نیازها و رفتارهای شما مطابقت دارند. بدون شک، با کمی آزمون و خطا می توانید به بهترین بازده مورد نیاز خود دست پیدا کنید. 

 

منبع: HBR

 

مطالب مرتبط

نظرات (0)

هیچ نظری در اینجا وجود ندارد

نظر خود را اضافه کنید.

  1. ارسال نظر بعنوان یک مهمان ثبت نام یا ورود به حساب کاربری خود.
پیوست ها (0 / 3)
مکان خود را به اشتراک بگذارید
عبارت تصویر زیر را بازنویسی کنید. واضح نیست؟

 

لیست دوره های آموزشی

لیست دوره های مجازی در حوزه های مختلف کسب و کار و موفقیت فردی.

باشگاه مشتریان و راهنما

راهنمایی برای استفاده بهتر از آموزشها و اطلاعات عضویت در باشگاه مشتریان ایران آکادمی.

درخواست دوره آموزشی

دوره هایی که مایل هستید در ایران آکادمی برگزار شود را به ما بگویید.

ثبــــت نــــام

در ایران آکادمی به رایگان عضو شوید و از دوره های رایگان استفاده کنید.

دوره آموزشی رایگان

جهت شرکت در دوره  رایگان  7 اصل مدیریت مطلوب کسب و کار لطفا نام و ایمیل خود را وارد نمایید

نام
ایمیل

تدریس در ایران آکادمی

اگر در حوزه خاصی تخصص دارید، محتوای آموزشی تهیه کنید و با ارائه آن در ایران آکادمی درآمد کسب نمایید.

برای مشاهده جزئیات بر روی باکس زیر کلیک نمایید.

درخواست تدریس در ایران آکادمی

درباره ما

ایران آکادمی بستری مجازی است برای یادگیری و یاد دادن.
در ایران آکادمی آموزش های مجازی و کاربردی در حوزه های مختلف کسب و کار و بهبود مهارت های فردی تهیه شده است تا علاقه مندان به یادگیری بتوانند به ساده ترین شکل ممکن به آموزش های کاربردی دسترسی داشته باشند.
025-37713662
ایران آکادمی را در شبکه های مجازی دنبال کنید:

تلگرام آپارات اینستاگرام فیسبوک

Top