6 دلیل اتلاف زمان در جلسات کاری

 

 همه ما تجربه جلسات کاری بسیار زیادی داریم که زمان قابل توجهی را در این جلسات گذاشته‌ایم و نتیجه و اثربخشی لازم را با توجه به زمانی که برای آن جلسه صرف کردیم دریافت نکردیم.

 بسیاری از مدیران از این موضوع گلایه دارند که زمان قابل توجهی را در جلسات سپری می کنند اما این جلسات اثربخشی و خروجی مورد نظر را نداشته و حتی خروجی این جلساتی که چندین ساعت طول می‌کشد را می توان با یک جلسه کمتر از ۳۰ دقیقه به دست آورد.

 در این مطلب قرار است مروری داشته باشیم بر دلایل عمده اتلاف زمان در جلسات که باعث می‌شود جلسات کاری طولانی تر از آن چیزی شود که انتظار آن را داریم و  نتیجه جلسه مطابق با زمانی که برای آن می گذاریم نیست

 با این مطلب همراه ایران آکادمی باشید.

 جلسات کاری

1- مشخص نبودن موضوع و نتیجه مورد انتظار از جلسه

 اولین موضوعی که باعث اتلاف زمان و طولانی شدن جلسات کاری می شود، این است که پیش از شروع جلسه انتظارات و هدف جلسه مشخص نمی شود.

 معمولاً در بسیاری از جلسات مشخص نیست که هدف از برگزاری این جلسه به صورت دقیق چیست، قرار است چه موضوعاتی در این جلسه مورد بحث قرار گیرد، خروجی مورد انتظار این جلسه و آنچه که باید از این جلسه برداشت شود چه چیزهایی هست.

زمانی که این موارد پیش از جلسه مشخص نمی‌شود و به افرادی که قرار است در جلسه شرکت کنند ارائه نمی‌شود، مطمئنا نباید انتظار یک جلسه مفید در یک زمان کوتاه را داشته باشیم.

 

2- مشخص نبودن دستور کار و زمان بندی مناسب برای جلسه

 در کنار مشخص بودن نتیجه مورد انتظار جلسه و یا هدف گذاری برای جلسات کاری تدوین یک دستورالعمل یا دستور جلسه بسیار ضروری است. زمانی که ما یک دستور جلسه آماده می‌کنیم و برای این دستور جلسه برنامه زمانی داریم مطمئناً می‌توانیم جلسه کاری را در زمان مورد نظر به اتمام برسد.

وقتی برای هر موضوعی زمانی مشخص می‌شود شرکت کنندگان در جلسه می دانند که چه میزان فرصت برای صحبت کردن بر سر یک موضوع را دارند این‌گونه جلسات کاری در زمان مناسب و با حداکثر نتیجه مطلوب به اتمام خواهد رسید

 
(این مطلب هم می تواند برایتان کاربردی باشد: چرا مدیریت زمان برای مدیران مهم است؟)

3- حضور افراد نامناسب در جلسه

 خیلی اوقات در جلسات کاری افراد شرکت می‌کنند که هیچ سنخیتی و ارتباطی با موضوع جلسه ندارند،  مطمئنا این افراد در طول جلسه صحبت می‌کنند و چون صحبت‌ها به نظرات آنها ارتباط با موضوع جلسه ندارد زمان جلسه را به  دراز ها می کشاند.

 نکته دیگر که در این موضوع و در این مدت می توان به آن اشاره کرد زیاد بودن تعداد شرکت کننده‌های یک جلسه است، زمانی که تعداد شرکت کننده‌های یک جلسه زیاد می‌شود و بیشتر از ۵ یا ۶ نفر در جلسه شرکت می‌کنند، زمان جلسه نیز طولانی می‌شود چرا که تمام این افراد لازم است که در طول جلسه صحبت بکنند و صحبت هر کدام از این افراد حتی اگر ۱۰ دقیقه هم طول بکشد حداقل یک جلسه یکساعته را باید انتظار داشته باشیم. دعوت به این افراد در جلسات می تواند به شدت به کاهش زمان جلسه و همچنین کاهش اثربخشی جلسات منجر شود

.

4- مشکل مدیریت بر روی جلسات کاری

 یکی از موضوعات مهم که باعث افزایش زمان جلسات کاری می شود، نبود فردی است که جلسات کاری را مدیریت کند.  توصیه می‌شود که یک دبیر در جلسه حضور داشته باشد تا بتواند جلسه را مطابق برنامه زمان بندی شده مدیریت کند،  نکته مهم اینجاست که این فرد باید از جایگاه مهم و بالایی برخوردار باشد تا بتواند در برابر بی‌نظمی‌های جلسه ایستادگی کند.

(این مطلب هم می تواند برایتان کاربردی باشد: تکنیک های مدیریت زمان)

5- انحراف جلسه از موضوعات اصلی

 خیلی اوقات در میان جلسه، فردی ، موضوعی که ارتباطی با بحث اصلی ندارد را به میان می آورد و در مورد آن شروع به صحبت می‌کند و این موضوع سبب می شود که مسیر جلسه از موضوع اصلی منحرف شود.

متاسفانه در خیلی از جلسات افراد جلسه هم منتظر چنین موضوعاتی هستند و خیلی ساده مدت زمان طولانی از مسیر اصلی منحرف شده و به حاشیه ها می پردازند.  این موضوع یکی از عمده دلایل طولانی شدن جلسات و پایین بودن اثربخشی جلسات مدیریتی است.

اگر مدیران و دبیر جلسه بتواند کنترل خوبی روی این داشته باشند و نگذارند جلسه اصلی به سمت موضوع های فرعی برود به میزان قابل توجهی از اتلاف زمان جلسات جلوگیری کردند.  در این مواقع کافی است تنها یک نفر این جمله را بگوید " اجازه بدهید به موضوع اصلی جلسه برگردیم" 

این گونه به شدت از اتلاف زمان جلوگیری می شود.

 

6- عدم تنظیم صحیح صورتجلسه

در جلسات کاری معمولاً صحبت های مختلفی می شود و دستورات و پیشنهادهای مختلفی هم ارائه می‌شود که هر کدام از اینها لازم الاجرا است،  اما مشکلی که خیلی اوقات وجود دارد عدم ثبت این موارد است.

زمانی که دستورات و نتایج به دست آمده در جلسه ثبت نمی‌شود، در انتهای جلسه شرکت‌کنندگان نمی‌توانند یک جمع‌بندی مناسب بر روی آنچه در جلسه گذشته داشته باشند و این موضوع باعث می‌شود مدیران سازمان نتوانند بازخوردها و اثربخشی جلسه را در بازه زمانی مشخص و در آینده بعد از جلسه بررسی بکنند.

 لازم است مدیران و دبیر جلسه تمام نکات و موضوعاتی که در جلسه بحث می‌شود را یادداشت کرده و در فرم صورتجلسه ثبت کند تا در انتهای جلسه هم بتوان مروری بر آنچه در جلسه صحبت شد و آنچه لازم است اجرا شود، بکنند و هم بتوانند در در جلسات بعدی اثربخشی جلسه قبل را بررسی کنند

 

 رعایت این نکات میتوانند جلسات کاری اثر بخشی داشته باشند

 

دوره مجازی مدیریت زمان

 

مطالب مرتبط

نظرات (0)

هیچ نظری در اینجا وجود ندارد

نظر خود را اضافه کنید.

  1. ارسال نظر بعنوان یک مهمان ثبت نام یا ورود به حساب کاربری خود.
پیوست ها (0 / 3)
مکان خود را به اشتراک بگذارید
عبارت تصویر زیر را بازنویسی کنید. واضح نیست؟

 

لیست دوره های آموزشی

لیست دوره های مجازی در حوزه های مختلف کسب و کار و موفقیت فردی.

باشگاه مشتریان و راهنما

راهنمایی برای استفاده بهتر از آموزشها و اطلاعات عضویت در باشگاه مشتریان ایران آکادمی.

درخواست دوره آموزشی

دوره هایی که مایل هستید در ایران آکادمی برگزار شود را به ما بگویید.

ثبــــت نــــام

در ایران آکادمی به رایگان عضو شوید و از دوره های رایگان استفاده کنید.

دوره آموزشی رایگان

جهت شرکت در دوره  رایگان  7 اصل مدیریت مطلوب کسب و کار لطفا نام و ایمیل خود را وارد نمایید

نام
ایمیل

تدریس در ایران آکادمی

اگر در حوزه خاصی تخصص دارید، محتوای آموزشی تهیه کنید و با ارائه آن در ایران آکادمی درآمد کسب نمایید.

برای مشاهده جزئیات بر روی باکس زیر کلیک نمایید.

درخواست تدریس در ایران آکادمی

درباره ما

ایران آکادمی بستری مجازی است برای یادگیری و یاد دادن.
در ایران آکادمی آموزش های مجازی و کاربردی در حوزه های مختلف کسب و کار و بهبود مهارت های فردی تهیه شده است تا علاقه مندان به یادگیری بتوانند به ساده ترین شکل ممکن به آموزش های کاربردی دسترسی داشته باشند.
025-37713662
ایران آکادمی را در شبکه های مجازی دنبال کنید:

تلگرام آپارات اینستاگرام فیسبوک

Top