فرآیند تفویض اختیار


یکی از مهمترین اصولی که مدیران باید به آن توجه ویژه داشته باشند، موضوع تفویض اختیار است. اگر بخواهیم فرآیند تفویض اختیار را مرور کنیم، می توان آن را به چندین مرحله تقسیم کرد که در ادامه این فرآیند را با برداشتی از کتاب مدیر، نوشته دکتر تیموری، مرور می کنیم. (تفویض اختیار چیست و چه کاربردی دارد؟)


فرآیند تفویض اختیار شامل ۵ مرحله است:

 

مرحله اول: شناخت کارهای قابل تعویض

در این مرحله مدیر شرایط را بررسی می کند و تصمیم می گیرد که چه کاری را به چه کسی و چگونه تفویض کند. بسیار مهم است که از قبل لیستی از کارهایی که قابل تفویض است، مشخص شود و مدیر بداند که هرکدام از این کارها، از عهده کدام یک از پرسنل سازمان بر می آید و کدام بهتر می توانند این کار را انجام بدهند.

نکته مهم بعدی چگونگی این تفویض اختیار است. اینکه مشخص باشد چه کاری و چگونه باید انجام شود، زمانی که چگونگی انجام کارها مشخص نباشد، نمی توان انتظار یک تفویض اختیار مطلوب را داشت.

 تفویض اختیار


مرحله دوم: تشریح کارها

تفویض اختیار قرار دادی دو طرفه است. مدیر و کارمند باید در مورد حوزه ی کار نتایج مورد نظر، زمان بندی، منابع موجود، اختیار لازم برای انجام کار و روش عملکرد به توافق برسند. تشریح کارهای قابل تفويض مرحله ای است که مدیر با کارمند به گفتگو می نشیند و با او در این مورد صحبت می کند. در این مرحله مدير اختیار و مسئولیت خود را به فرد تفویض می کند و نتایج مورد نظر را برای او شرح می دهد. او به کارمند خود می گوید که از او انتظار دارد کار را به تنهایی انجام دهد و جز مواقع ضروری سوال نکند. همچنین برای جلوگیری از اتلاف وقت از افراد می خواهد سوالات خود را در جلسات گروهی مطرح کند.

اینگونه مدیر مطمئن می شود که کارمند برداشت کاملی از موضوع دارد و همچنین از موضوع و کار تفویض اختیار شده آگاهی کامل داشته و با اطلاع کامل کار را می پذیرد.

 

مرحله سوم: واگذاری اعتبارات

اعتبار دادن و واگذاری آن به افرادی که قرار است مسئولیتی برعهده بگیرند، یکی از اصول اساسی تفویض اختیار است. در این راستا دو اقدام اساسی عبارتند از:

1- اقدامات ساختاری در مورد تفویض اختیار که این اقدامات ناظر بر شرایطی است که طی آن واگذاری اختیار توام با رسمیت بخشی انجام می پذیرد.

2- دسته دوم این اقدامات جنبه رفتاری و فرهنگی دارد زیرا قدرت نقش زیادی در انجام کارها و ریشه در تصورات انسانی دارد. مدیران موفق با تصور قدرتی که ایجاد می کنند، قادرند کارها را با اقتدار لازم به انجام برسانند. بنابراین انجام موفقیت آمیز این مرحله در گرو فرهنگ سازی مناسب از طریق ایجاد آمادگی و اطمینان از حمایت های اجتماعی مورد نیاز است.

 

مرحله چهارم: نظارت و پیگیری

این مرحله پس از تفویض است. در این مرحله مدیر بر کار کارکنان نظارت دارد و در مهلت های پیش بینی شده کار آنها را بررسی و کنترل می کند. مدیر اثر بخش در صورت لزوم به افراد کمک می کند و به سوالات آنها پاسخ می دهد. او محیط کار را به نحوی سازماندهی می کند که موجب افزایش انگیزه کارکنان شود و آنان را آماده ی پذیرش مسئولیت های بیشتر کند.

زمانی که چگونگی کار مشخص شد، مدیر برنامه کاری و زمانبندی را ارائه می کند و از کارکنان می خواهد که کارها را انجام دهند، دقیقاً مطابق همین برنامه، لازم است مدیر نسبت به کنترل و نظارت بر اجرای صحیح کار نیز اقدام کند و بتواند مسیر اجرا را کنترل نماید، چرا که اگر اینگونه نباشد، ممکن است کل کار بصورت اشتباه پیش برود و در انتها هم نتوان هیچ کاری کرد، اما اگر جلوی اشتباه را در همان اوایل کار گرفت، می توان به نتیجه مثبت کارها، امیدوار بود.

 

مرحله پنجم: تقویت

در این مرحله از فرآیند تفویض اختیار لازم است بر اساس اطلاعات بدست آمده از نظارت و پیگیری، با استفاده از تقویت مثبت و احيانا تقویت منفی، فرآیند تفویض اختیار را کامل کرد.

وقتی مدیر از کار انجام شده توسط زیر دستانش تقدیر و تشکر می کند در واقع تقویت مثبت روی داده است. کارمند در این لحظه انگیزه ی قوی تری برای انجام کارهای بیشتر به دست می آورد و نسبت به توانمندیهای خود اعتماد به نفس پیدا می کند و زمانی که مدیر به کارکنان به خاطر اشتباه ها و کم کاری ها تذکر می دهد، تقویت منفی صورت می گیرد و کارکنان متوجه می شوند که کار آنها مورد نظارت و ارزیابی مدیر است.

 

حوزه مدیریت منابع انسانی، مقوله ای مفصل است که تسلط بر این موارد برای هر مدیری لازم است. ما در دوره مجازی ساخت سازمان رویایی، اصول و نکاتی را بیان کرده ایم که می تواند به مدیران کمک کند تا به بهترین نحو ممکن کارکنانی عالی داشته باشند و سازمانی حرفه ای را ایجاد کنند.

برای مشاهده توضیحات بر روی تصویر زیر کلیک نمایید.

ساخت سازمان رویایی

مطالب مرتبط

نظرات (0)

هیچ نظری در اینجا وجود ندارد

نظر خود را اضافه کنید.

  1. ارسال نظر بعنوان یک مهمان ثبت نام یا ورود به حساب کاربری خود.
پیوست ها (0 / 3)
مکان خود را به اشتراک بگذارید
عبارت تصویر زیر را بازنویسی کنید. واضح نیست؟

 

لیست دوره های آموزشی

لیست دوره های مجازی در حوزه های مختلف کسب و کار و موفقیت فردی.

باشگاه مشتریان و راهنما

راهنمایی برای استفاده بهتر از آموزشها و اطلاعات عضویت در باشگاه مشتریان ایران آکادمی.

درخواست دوره آموزشی

دوره هایی که مایل هستید در ایران آکادمی برگزار شود را به ما بگویید.

ثبــــت نــــام

در ایران آکادمی به رایگان عضو شوید و از دوره های رایگان استفاده کنید.

دوره آموزشی رایگان

جهت شرکت در دوره  رایگان  7 اصل مدیریت مطلوب کسب و کار لطفا نام و ایمیل خود را وارد نمایید

نام
ایمیل

تدریس در ایران آکادمی

اگر در حوزه خاصی تخصص دارید، محتوای آموزشی تهیه کنید و با ارائه آن در ایران آکادمی درآمد کسب نمایید.

برای مشاهده جزئیات بر روی باکس زیر کلیک نمایید.

درخواست تدریس در ایران آکادمی

درباره ما

ایران آکادمی بستری مجازی است برای یادگیری و یاد دادن.
در ایران آکادمی آموزش های مجازی و کاربردی در حوزه های مختلف کسب و کار و بهبود مهارت های فردی تهیه شده است تا علاقه مندان به یادگیری بتوانند به ساده ترین شکل ممکن به آموزش های کاربردی دسترسی داشته باشند.
025-37713662
ایران آکادمی را در شبکه های مجازی دنبال کنید:

تلگرام آپارات اینستاگرام فیسبوک

Top