2 عامل اصلی اتلاف وقت


ما در مطالب مختلفی در خصوص اهمیت مدیریت زمان توضیح داده ایم و گفتیم برای موفقیت لازم است به مدیریت زمان اهمیت بدهیم. عوامل مختلفی وجود دارد که می تواند باعث اتلاف وقت و از بین رفتن زمان شود. در این مطلب به معرفی این عوامل می پردازیم

 

1 - عوامل بیرونی اتلاف زمان:

بخشی از عوامل اتلاف زمان مربوط به موارد بیرونی است که خیلی از اوقات از کنترل خارج است، اما می توان با برنامه ریزی و بهبود فرآیندها آن ها را کنترل کرد. در ادامه به مهمترین عوامل بیرونی اتلاف وقت می پردازیم.


مشخص نبودن اهداف و اولویت های کاری و سازمان.

از مهمترین مواردی که در مدیریت زمان بر آن تاکید دارند، اولویت بندی کارها است. زمانی که کارها اولویت بندی می شود، دقیقاً می دانیم که چه کاری را باید ابتدا انجام دهیم و مسیر انجام و اجرای کارها چگونه باید باشد.

توصیه ای که در این زمینه می شود این است که، اولویت های کاری سازمانی و شخصی خودتان را مشخص کنید، مشخص کنید که در طول روز چه کارهایی باید انجام دهید و آن ها را لیست کنید. این موضوع شما را از سردرگمی و اتلاف وقت نجات می دهد.

نکته دیگر که در این زمینه مهم است داشتن هدف است. افرادی که هدف دارند کمتر دچار لغزش می شود و هدف به آن ها مسیر می دهد. لذا سعی کنید هدف خودتان در کار و زندگی را مشخص کنید.

 

اصول مدیریت زمان

 

وجود کارکنان فاقد مهارت و توانایی که قرار است کارها را انجام دهند.

یکی از مواردی که اتلاف وقت فراوان دیده می شود، درون سازمان ها و برای مدیران است. یکی از منابع اتلاف وقت، کارکنانی هستند که مهارت کافی را ندارند و نمی توانند کارهایی که به آن ها واگذار شده است را به خوبی و در موعد مقرر انجام بدهند. مدیران باید افراد توانمند داشته باشند و کارها را به افرادی که صلاحیت لازم را دارند واگذار کنند. اینکه کاری را به فردی که واگذار کنیم و مجبور باشیم تا انتهای کار کنارش بمانیم و مدام او را راهنمایی کنیم و بعد هم زمانی بگذاریم که خراب کاری های او را تصحیح کنیم، زمان بیشتری از ما می گیرد تا اینکه همان کار را خودمان انجام دهیم، لذا در انتخاب کارکنان دقت کنید.

 

تلفن های کاری متعددی که باید پاسخ داده شوند.

تلفن های کاری و غیرکاری یکی از عوامل تلف کننده زمان است. خیلی از افراد بخصوص مدیران مجبور هستند که زمان های مختلفی از روزشان را به مکالمه تلفنی اختصاص بدهند. تلفن هایی که گاهاً مابین یک کار مهم دریافت می شود و کلاً ریتم کار را بهم می ریزد.

برای این مورد شاید در برخی مواقع نتوان کاری انجام داد، اما توصیه هایی که می شود کرد این است که حتی المقدور در زمان انجام کارهای مهم تلفن را خاموش کنید یا آن را به فردی که می تواند پاسخگو باشد بسپارید و یا از یک منشی آموزش دیده برای پاسخگویی به تلفن ها و درخواست ها استفاده کنید.

 

وجود جلسه های کاری مختلف.

شاید بتوان به جرات گفت یکی از مهم ترین عوامل اتلاف وقت در سازمان ها، جلسات کاری است که معمولاً زیاد برگزار می شوند و زمان آن ها هم طولانی است. اتلاف وقت در این جلسات زمان بیشتر می شود که یک نفر جاشیه رفته و بیش از حد حرف بزند.

برای مدیریت این موضوع لازم است حتماً پیش از جلسه، دستور جلسه و زمان جلسه تعیین شود و از شرکت کنندگان در جلسه هم خواسته شود که به زمانبندی جلسه احترام بگذارند. حتی شاید لازم باشد در زمانی که فردی بیش از حد صحبت می کند و صحبت های او حاشیه پردازی، به او گوشزد کرد که با توجه به زمان جلسه به موضوع اصلی پرداخته شود.

 

وظایف تکراری و کلیشه ای.

یکسری از وظایف هستند که تکراری و کلیشه است و تکرار روزانه آن ها خسته کننده و کسالت بار است. خیلی اوقات افراد به خاطر خسته کننده بودن این کارها، آن ها را با اکراه انجام می دهند و همین موضوع باعث می شود زمان اتمام این کارها طولانی شود.

توصیه برای این کارها این است که آنها را در اولین فرصت و با سرعت بالا انجام دهید. حتی برای این کارها یک زمان مشخص بگذارید و خودتان را متعهد کنید که آن ها را در همان زمان کوتاه تعیین شده انجام دهید.

 

عدم دسترسی به اطلاعات ضروری.

گاهاً دسترسی نداشتن به یک سند یا اطلاعاتی که برای اتمام کاری نیاز است، می تواند زمان قابل توجهی از وقت ما را بگیرد. در این بین همکاری واحدها و یا افراد دیگر با ما برای انجام کارها و در دسترس بودن اطلاعات ضروری پیش از انجام کار می تواند به کم شدن این اتلاف کمک کند.

 

مشکلات نرم افزاری و سخت افزاری

گاهاً یک مشکل در کامپیوتر و لب تاپ، به عنوان مثال هنگ کردن، زمان و وقت ما را تلف می کند. همین موضوع در مشکلاتی که برای نرم افزارها بوجود می آید، هم صادق است و می تواند زمان را تلف کند. برای اینکه بتوانید این اتلاف را کم کنید، اگر می توانید و مشکل مالی خاصی ندارید، از سیستم هایی استفاده کنید که قدرت بالایی دارند و می توانند کار شما را به سادگی و با سرعت انجام بدهد و اگر بودجه خرید ندارید، سعی کنید سیستم هایتان را در بهینه ترین حالت نگهدارید.(ویدئویی کوتاه از مدیریت زمان)

 

پیشنهاد دوستانه:  اگر هنوز در دوره رایگان 4P بازاریابی شرکت نکرده اید، کلیک نمایید.

 

2- عوامل درونی اتلاف وقت:

گفتیم عوامل بیرونی ممکن است قابل کنترل نباشد، اما برخی از عوامل اتلاف وقت درونی هستند و خیلی اوقات درصد بیشتری از اتلاف وقت ما به این عوامل مرتبط است و با توسعه فردی و افزایش توانمندی فردی می توان آنها را کنترل کرد. در ادامه به مهمترین این عوامل می پردازیم:

 

تعلل در انجام کارها:

خیلی از انسان ها دچار اهمال کاری هستند. ما برای شروع کارها معمولاً دچار تعلل می شویم. همه ما خاطرات مشابهی از انجام و شروع کار جدید داریم که آن را به شنبه هفته بعد موکول کرده ایم.


تخمین های زمانی غیرواقعی:

ممکن است زمان انجام کاری را 20 دقیقه تخمین بزنیم و تمام برنامه های کاری بعد را براساس آن طراحی کنیم. اما در حین اجرا این کار را نمی توانیم زودتر از 2 ساعت تمام کنیم. همین تخمین اشتباه که خیلی اوقات برآمده از اعتمادبنفس بیش از حد است، تمام برنامه روز را بهم می ریزد و منبع بزرگ اتلاف وقت می شود.

 

چندکارگی:

انجام دادن چندکار به صورت همزمان هنر نیست، بلکه باعث کاهش تمرکز بر روی کارها و به دنبال آن پایین آمدن بهره وری و اتلاف وقت می شود. توصیه می شود کارها را بصورت جداگانه و با تمرکز انجام دهید.

 این مطلب را هم بخوانید: اهمیت مدیریت زمان

ناتوانی در نه گفتن:

یکی از بزرگترین مشکلات ما انسان ها، ناتوانی در نه گفتن است. فردی کاری از ما می خواهد که اصلاً وظیفه ما نیست و ما برای اینکه نمی توانیم نه بگوییم، از کارها و برنامه های خودمان میزنیم و کار آن فرد را با اکراه انجام می دهیم.

 

فضا و اتاق کاری شلوغ:

یکی از عواملی که می تواند باعث اتلاف وقت و کند پیش رفتن کارها شود، شلوغ بودن محیط کار و اطراف میز است. این شلوغی تمرکز ر اپایین می آورد و باعث می شود زمان اتمام کارها بیشتر شود.

 

ناتوانی در برون سپاری کارها:

برخی کارها را می توان به دیگران سپرد، بخصوص اگر مدیر باشید. اما متاسفانه برخی در این ویژگی ناتوان هستند و خودشان همه کارهایشان را انجام می دهند، در این بین کارهایی هستند که ارزش بالایی برای ما ندارند اما باید انجام شوند و وقتی خودمان آنها را انجام می دهیم از کارهای مهم دیگر باز می مانیم.

 

نتیجه گیری:

مطمئناً عوامل مختلف دیگری هم وجود دارد که می تواند زمان ما را تلف کند و برای شناسایی آن ها لازم است که کنترل دقیقی بر روی زمان خودمان داشته باشیم. پیشنهاد ما این است که با شرکت در دوره مجازی مدیریت زمان با اصول آن آشنا شوید تا بتوانید از این آموزه ها در پیشرفت و رشد فردی و سازمانی استفاده کنید.

 

مطلب فوق برگرفته از کتاب مدیر نوشته دکتر آقایی است.

دوره مجازی مدیریت زمان

مطالب مرتبط

نظرات (0)

هیچ نظری در اینجا وجود ندارد

نظر خود را اضافه کنید.

  1. ارسال نظر بعنوان یک مهمان ثبت نام یا ورود به حساب کاربری خود.
پیوست ها (0 / 3)
مکان خود را به اشتراک بگذارید
عبارت تصویر زیر را بازنویسی کنید. واضح نیست؟

 

لیست دوره های آموزشی

لیست دوره های مجازی در حوزه های مختلف کسب و کار و موفقیت فردی.

باشگاه مشتریان و راهنما

راهنمایی برای استفاده بهتر از آموزشها و اطلاعات عضویت در باشگاه مشتریان ایران آکادمی.

درخواست دوره آموزشی

دوره هایی که مایل هستید در ایران آکادمی برگزار شود را به ما بگویید.

ثبــــت نــــام

در ایران آکادمی به رایگان عضو شوید و از دوره های رایگان استفاده کنید.

دوره آموزشی رایگان

جهت شرکت در دوره  رایگان  7 اصل مدیریت مطلوب کسب و کار لطفا نام و ایمیل خود را وارد نمایید

نام
ایمیل

تدریس در ایران آکادمی

اگر در حوزه خاصی تخصص دارید، محتوای آموزشی تهیه کنید و با ارائه آن در ایران آکادمی درآمد کسب نمایید.

برای مشاهده جزئیات بر روی باکس زیر کلیک نمایید.

درخواست تدریس در ایران آکادمی

درباره ما

ایران آکادمی بستری مجازی است برای یادگیری و یاد دادن.
در ایران آکادمی آموزش های مجازی و کاربردی در حوزه های مختلف کسب و کار و بهبود مهارت های فردی تهیه شده است تا علاقه مندان به یادگیری بتوانند به ساده ترین شکل ممکن به آموزش های کاربردی دسترسی داشته باشند.
025-37713662
ایران آکادمی را در شبکه های مجازی دنبال کنید:

تلگرام آپارات اینستاگرام فیسبوک

Top