3 ویژگی اطلاعاتی که به مدیران ارائه میشود

سازمان های امروزی برای رشد و پیشرفت نیازمند تجزیه و تحلیل هستند. برای تجزیه و تحلیل نیازمند دسترسی به داده است. داده ها اطلاعات خامی هستند که در سازمان وجود دارد و با تجزیه و تحلیل آنها می توان به نتایج مهمی دست یافت که معیاری برای تصمیم گیری مناسب در سازمان ها است.

اگر بخواهیم مثالی از داده ها بزنیم، داده های رضایت مشتریان، داده های تولید، داده هایی که از جانب واحد کنترل کیفیت می آید و ...

زمانی که داده ها را تحلیل می کنیم به اطلاعات دست پیدا کرده ایم. اطلاعات باید ویژگی هایی داشته باشند که در این مطلب می خواهیم به برخی از مهمترین ویژگی های اطلاعات بپردازیم. (اهمیت تجزیه و تحلیل داده ها)

اطلاعات
داده هایی هستند که در بستر خاص دارای معنا و مفهوم می شوند

 

ویژگی های زمانی اطلاعات:

اولین ویژگی که در اطلاعات نیاز است به آن توجه شود، ویژگی های زمانی اطلاعات است. این ویژگی های می توان شامل این موارد باشد:

دسترسی به موقع: اطلاعات باید در بازه زمانی مناسب در دسترس باشند. اگر اطلاعات در زمان مناسب در اختیار مدیران نباشد، تصمیم گیری هایی که بر مبنای آنها گرفته می شود، تصمیم های قابل اتکایی نیستند.

 

به هنگام بودن: اطلاعاتی که در زمان مناسب دریافت نشود، به هیچ وجه برای تصمیم گیری و اتکا مناسب نیستند. به هنگام بودن اطلاعات برای مدیران بسیار مهم است و افرادی که مسئول این کار هستند باید در زمان مناسب اطلاعات را در اختیار واحدها قرار بدهند.

 

فراوانی: فراوانی اطلاعات باید بگونه ای باشد که بتوان با کمک آن ها تصمیم های کاملی گرفته شود. اگر اطلاعات دریافتی ناقص باشد نمی توان به آن ها تکیه کرد. این اطلاعات باید بگونه ای باشد که بتوان آنها را تحلیل کرد.

 

دوره زمانی: داده ها باید در دوره های زمانی تحلیل شوند و اطلاعات در دوره های زمانی ارائه شود تا بتوان مسیر تصمیم گیری را بهبود داد. همواره تاکید می شود که شاخص ها و داده ها در بازه زمانی تحلیل شوند تا بتوان همواره دید کاملی نسبت به روند سازمان داشت.

 

 

 پیشنهاد می کنیم این مطلب را مطالعه نمایید: اطلاعات چیست و چه کاربردی دارد؟

 

 

ویژگی های محتوای اطلاعات:

در خصوص محتوای اطلاعات باید به موارد زیر توجه کرد:

صحت اطلاعات: مدیران باید در خصوص صحت اطلاعات مطمئن شوند تا بتوانند برای تصمیم گیری از این اطلاعات استفاده کنند. اگر اطلاعات صحت کافی را نداشته باشند تصمیم گیری هایی که بر مبنای آنها انجام می شود تصمیم هایی ناقص خواهد بود و این موضوع می توان به زیان سازمان باشد.

لذا لازم است بصورت تصادفی کنترل شود تا از صحت آنها مطمئن شویم

 

مرتبط بودن: اطلاعات باید با کاربری مورد نظر مرتبط باشد، زمانی که اطلاعاتی دریافت می شود و این اطلاعات با هدف تصمیم گیری مرتبط نباشد، نمی توان از آنها به عنوان ملاک و معیاری برای تصمیم گیری استفاده کرد. اطلاعات باید مرتبط با موضوعات مختلف تهیه شود و براساس بخش های مختلف این اطلاعات ارائه شود.

 

کامل بودن: مهم است که اطلاعات بصورت کامل ارائه شود و داده های کامل تحلیل شود و اطلاعات مختلف ارائه شود. این کامل بودن کمک می کند تا همه جنبه های بخش های سازمان بررسی و تحت کنترل باشد. در این خصوص بازنگری مدیریت که در استاندارد ایزو 9001 در زمره الزامات است، گزینه مناسبی برای ارائه کامل اطلاعات است.

مختصر بودن: همواره تاکید می شود که اطلاعات بصورت تجزیه و تحلیل شده و در قالب نمودار و گراف ها ارائه شود تا تصمیم گیری و مطالعه اطلاعات ساده تر و سریع تر باشد. یکی از علت های این موضوع این است که مدیران معمولاً مشغله های فروانی دارند و نمی توانند برای مطالعه اطلاعات و گزارش ها زمان زیادی بگذارند و لذا همواره تاکید می شود که گزارش ها در حد امکان خلاصه شوند تا سریع تر بتوان آنها را آنالیز و بررسی کرد.

 

قلمرو و محدوده: لازم است محدوده اطلاعاتی که ارائه می شود مشخص باشد، این محدوده می تواند با توجه به فرایندهای سازمان یا واحدها باشد. همین موضوع بعنوان الزامی در استانداردهای ایزو بخصوص ایزو 9001 مطرح است که هر واحدی گزارش های جداگانه از شاخص ها و داده های واحد خودشان ارائه بدهند.

این موضوع کمک میکنند سازمان ها بتوانند براساس واحد ها تصمیم گیری کنند.

 

عملکرد: گزارشی که اطلاعات را ارائه می کند باید بتواند عملکرد واحد و محدوده مورد نظر را بصورت دقیق ارائه کند. اطلاعات باید نشان دهنده عملکرد واحد و فرایند مورد نظر باشد.

یک پیشنهاد دوستانه:  اگر هنوز در دوره رایگان 4P بازاریابی شرکت نکرده اید اینجا کلیک نمایید.

 

ویژگی های ارائه اطلاعات

سومین ویژگی، نحوه ارائه اطلاعات است که از اهمیت بالایی برخوردار است که بایستی ویژگی های زیر را داشته باشد:

صریح و روشن باشد: اطلاعات باید بصورت کامل ارائه شود، ارائه کننده اطلاعات باید بتواند اطلاعات را به روشنی به مدیران منتقل نماید.

 

خلاصه بودن: اطلاعات باید بصورت خلاصه و کاربردی ارائه شود، همانطور که قبلاً هم گفتیم اطلاعات باید بصورت خلاصه تهیه شود و این موضوع در ارائه نیز باید رعایت شود، یعنی ارائه کننده باید بتواند بصورت خلاصه و البته کامل، اطلاعات را منتقل نماید.

 

منظم بودن: اطلاعات بایستی بصورت کاملاً منظم ارائه شود تا گیرندگان اطلاعات بتوانند دقیق و صحیح اطلاعات را دریافت نمایند و از انها استفاده کنند.

این منظم بودن در ارائه باید شامل ترتیب ارائه اطلاعات نیز باشد.

 

شکل ارائه: نحوه ارائه اطلاعات و شکل ارائه هم از اهمیت ویژه و بالایی برخوردار است. همانطور که استیو جابز می گوید، اهمیت هر چیزی را نحوه ارائه آن مشخص می کند، این موضوع در ارائه اطلاعات هم مهم است و این اطلاعات باید جذاب و حرفه ای ارائه شود تا مخاطبین و مدیران به آن توجه کنند.

 

نتیجه گیـــری:

اطلاعات یکی از مهمترین منابعی است که در سازمان ها وجود دارد و این اطلاعات از تجزیه و تحلیل داده ها بدست می آید.

نکته مهم دیگر، کاربرد اطلاعات در کسب دانش سازمانی است، هرچه این اطلاعات بهتر و دقیق تر بررسی و تجزیه و تحلیل شود، دانش بهتر و کاملتری را می توان بدست آورد و هر چه این دانش ها در سازمان بیشتر و کابردی تر باشد، سازمان ها بهتری می توانند مسیر رشد و پیشرفت را طی کنند.

پیشنهاد می کنیم برای درک بهتر اصول تجزیه و تحلیل داده ها، در دوره مجازی تجزیه و تحلیل داده ها و اثربخشی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه شرکت نمایید تا با اصول و روش های تحلیل داده ها و اطلاعات بصورت کامل آشنا شوید.

دوره تجزیه و تحلیل داده ها

مطالب مرتبط

نظرات (0)

هیچ نظری در اینجا وجود ندارد

نظر خود را اضافه کنید.

  1. ارسال نظر بعنوان یک مهمان ثبت نام یا ورود به حساب کاربری خود.
پیوست ها (0 / 3)
مکان خود را به اشتراک بگذارید
عبارت تصویر زیر را بازنویسی کنید. واضح نیست؟

 

لیست دوره های آموزشی

لیست دوره های مجازی در حوزه های مختلف کسب و کار و موفقیت فردی.

باشگاه مشتریان و راهنما

راهنمایی برای استفاده بهتر از آموزشها و اطلاعات عضویت در باشگاه مشتریان ایران آکادمی.

درخواست دوره آموزشی

دوره هایی که مایل هستید در ایران آکادمی برگزار شود را به ما بگویید.

ثبــــت نــــام

در ایران آکادمی به رایگان عضو شوید و از دوره های رایگان استفاده کنید.

دوره آموزشی رایگان

جهت شرکت در دوره  رایگان  7 اصل مدیریت مطلوب کسب و کار لطفا نام و ایمیل خود را وارد نمایید

نام
ایمیل

تدریس در ایران آکادمی

اگر در حوزه خاصی تخصص دارید، محتوای آموزشی تهیه کنید و با ارائه آن در ایران آکادمی درآمد کسب نمایید.

برای مشاهده جزئیات بر روی باکس زیر کلیک نمایید.

درخواست تدریس در ایران آکادمی

درباره ما

ایران آکادمی بستری مجازی است برای یادگیری و یاد دادن.
در ایران آکادمی آموزش های مجازی و کاربردی در حوزه های مختلف کسب و کار و بهبود مهارت های فردی تهیه شده است تا علاقه مندان به یادگیری بتوانند به ساده ترین شکل ممکن به آموزش های کاربردی دسترسی داشته باشند.
025-37713662
ایران آکادمی را در شبکه های مجازی دنبال کنید:

تلگرام آپارات اینستاگرام فیسبوک

Top