وظایف اساسی مسئولان دفاتر مدیران و منشی ها

 

مسئول دفتر مدیر، فردی از اعضای شرکت است که با استفاده از معلومات و تجربیات اداری خود عهده دار قسمتی از وظایف و مسئولیت های حوزه مدیریت و کلیه اطلاعات مورد نظر از طریق وی به مدیر انتقال می یابد.

بنابراین عهده دار این شغل باید علاوه بر داشتن اطلاعات لازم در زمینه اداره امور شرکت، دارای ویژگی های خاصی باشد تا مورد قبول مدیریت ذیربط قرار گیرد.

مسئولان دفاتر مدیران ضمن پذیرفتن قسمتی از وظایف اجرایی مدیران، برقرار کننده ارتباط اداری بین واحدهای مختلف شرکت و مراجعان داخلی و خارجی با حوزه مدیریت هستند که با توجه به اهمیت این نقش حساس می توان به ارزش اداری آن پی برد.

مسئولان دفاتر مدیران علاوه بر اجرای وظایف اداری محوله، نقش بسیار ارزنده ای در معرفی شرکت و حوزه مدیریت دارند و می توانند با برخورد مناسب با ارباب رجوع، دادن اطلاعات سریع و صحیح و رساندن گزارش فعالیت های انجام شده در حوزه فعالیت خود به مدیر، موجبات بالا بردن کیفیت و کمیت اجرای وظایف را فراهم نمایند.

مسئولین دفاتر

 

در ادامه برخی از مهم ترین وظایف مسئولین دفاتر را با هم مرور می کنیم:

سرفصل تنظیم و تعيين قبلی اوقات ملاقات با مدیر. مدیران معمولاً افرادی پرمشغله هستند که این مشغله زیاد در بسیاری اوقات باعث می شود نتوانند جلسات و قرارهای ملاقات را هماهنگ کنند. به همین جهت مسئولین دفاتر، در نقش یک مدیر برنامه حرفه ای عمل می کنند و تمام این زمان ها را هماهنگ می کنند. عملاً مدیران برنامه روزانه خود را از مسئول دفتر یا منشی می خواهند و با او هماهنگ هستند.

سرفصل پیگیری دستورهای صادره و دادن گزارش نتایج آن به مدیریت: یکی از کارهایی که مسئولین دفاتر انجام می دهند، ارائه دستورها و بخش نامه های مدیریت به بخش ها و واحدها است و در خیلی از اوقات همین مسئول دفتر، وظیفه پیگیری این دستورها را از دیگر واحدها دارد.

سرفصل تنظیم و تعیین اوقات جلسات و مقدمات تشکیل آن: هماهنگی انجام جلسات کاری برعهده مسئول دفتر است، او این هماهنگی را با شرکت کنندگان در جلسه انجام می دهد و مقدمات اجرای صحیح جلسه مانند کنترل وسایل، پذیرایی و ... را برعهده دارد.

سرفصل تهیه و تدارک اسناد و مدارک مورد نیاز برای طرح در جلسه: معمولاً لازم است پیش از جلسه، برنامه و دستور جلسه تهیه و توزیع شود که این کار معمولاً بصورت کامل توسط مسئولین دفاتر حرفه ای انجام می شود و یا با هماهنگی با مدیریت این کار صورت می گیرد.

سرفصل انجام پاره ای از وظایف مالی حوزه مدیریت با در اختیار داشتن تنخواه گردان و آشنایی به انجام محاسبات مالی در این زمینه

سرفصل تنظیم و تدوین دعوتنامه ها، دستور جلسات و ارسال آن برای امضا: یکی از تخصص های مسئولین دفاتر تهیه متن های دعوت است، منشی ها باید بتوانند متن های مناسب را تهیه کنند و پس از تایید مدیریت برای افراد مختلف ارسال کنند.

سرفصل دریافت و ارسال پیام های تلفنی، فکس، ایمیل و یادداشت ها و سایر پیام های اداری: یکی از مهمترین و در عین حال وقت گیرترین کار مسئول دفتر، پاسخگویی است و این پاسخگویی ها معمولاً از طریق تلفن، فکس، ایمیل و ... انجام می شود. حتی در برخی اوقات پاسخگویی به تلفن همراه مدیر هم بر عهده مسئول دفتر است.

سرفصل پاسخگویی به مراجعان داخل و خارج از سازمان و راهنمایی آنها در صورت لزوم: مطمئناً اولین فردی که برای جلسه با مدیریت دیده می شود مسئول دفتر است. مسئول دفتر وظیفه پاسخگویی و هدایت کسانی را دارد که به واحد مدیریت می آنید.

سرفصل دریافت و ثبت نامه های وارده به مدیریت برای صدور دستور مقتضی از سوی مدیریت: نامه ها معمولاً توسط مسئول دفتر بررسی و اولویت بندی می شود و سپس برای تایید و امضا نزد مدیرت ارسال می ودش.

سرفصل دریافت گزارش های عملکرد واحدها و ارایه آنها به مدیریت

سرفصل خلاصه کردن گزارش های اداری برای مطالعه مدیر: مسئول دفتر باید بتواند گزارش های مختلف که به واحد مدیریت ارسال می شود را خلاصه کرده یا بتواند آن را در زمانی کوتاه برای مدیریت بیان کند. با این کار، مدیران در زمانشان صرفه جویی می کنند، همچنین معمولاً مدیران فرصت مطالعه گزارش ها را ندارند.

سرفصل بایگانی مکاتبات اداری حوزه مدیریت: بایگانی صحیح نامه ها و گزارش های بخش مدیریت برعهده مسئول دفتر است تا بتواند در زمان مناسب به آنها رجوع کند.

سرفصل تهیه پیش نویس مکاتبات اداری: بسیاری از نامه ها توسط مسئول دفتر تهیه می شود و مدیر صرفاً آنها را ویرایش می کند.فلذا تهیه پیش نویس نامه ها یکی از کارهای مهم و البته تخصصی مسئولین دفاتر مدیریت است.

 

سرفصل تنظیم برنامه مسافرت داخل و خارج از کشور مدیر (تهیه بلیط، رزرو هتل و ...): مدیران ممکن است در طول سال سفرهای متعددی دارند و برنامه ریزی این سفرها برعهده مسئول دفتر است، مسئول دفتر باید برنامه ریزی، تهیه بلیط و همچنین هماهنگی وضعیت اسکان مدیر را انجام بدهد.

سرفصل تأمین نیاز واحدهای تحت نظر مدیریت از قبیل ارائه فرم های مرخصی، مأموریت های اداری و درخواست ملزومات و وسایل اداری

سرفصل ماشین نویسی نامه های مربوط به حوزه مدیر از قبیل نامه های محرمانه و اختصاصی

سرفصل انجام وظایف دیگر اداری مدیریت در محدوده اختیارات

مواردی که در به آنها اشاره کردیم بخشی از وظایف مسئولین دفاتر است که ممکن است در سازمانی این موارد باشد و در سازمانی دیگر برخی از موارد در زمره وظایف مسئول دفتر نباشد، اما وظایف به این موارد خلاصه نمی شود و بسته به شرایط سازمان ممکن وظایف دیگری نیز برعهده مسئول دفتر باشد.

با توجه به نکات گفته شده، وظایف منشی و مسئولان دفتر را می توان مجموعه ای از فعالیت های مدیریت شامل برنامه ریزی، هماهنگی، کنترل و نظارت به ویژه مشاوره و تسهیل کننده امور دانست که جهت بهینه سازی زمان مدیران انجام می شود.

البته مسئولین دفاتر باید اصول محتلف و مهمی را بدانند تا بتوانند به بهترین شکل ممکن وظایف این پست سازمانی مهم را برعهده بگیرند و انجام بدهند.

پیشنهاد ما شرکت در دوره مجازی اصول منشی گری و مسئولین دفاتر است. با کلیک بر روی تصویر زیر می توانید توضیحات این دوره کاربردی را مشاهده نمایید.

 

متن فوق برگرفته از کتاب مدیر نوشته دکتر آقایی

مطالب مرتبط

نظرات (0)

هیچ نظری در اینجا وجود ندارد

نظر خود را اضافه کنید.

  1. ارسال نظر بعنوان یک مهمان ثبت نام یا ورود به حساب کاربری خود.
پیوست ها (0 / 3)
مکان خود را به اشتراک بگذارید
عبارت تصویر زیر را بازنویسی کنید. واضح نیست؟

 

لیست دوره های آموزشی

لیست دوره های مجازی در حوزه های مختلف کسب و کار و موفقیت فردی.

باشگاه مشتریان و راهنما

راهنمایی برای استفاده بهتر از آموزشها و اطلاعات عضویت در باشگاه مشتریان ایران آکادمی.

درخواست دوره آموزشی

دوره هایی که مایل هستید در ایران آکادمی برگزار شود را به ما بگویید.

ثبــــت نــــام

در ایران آکادمی به رایگان عضو شوید و از دوره های رایگان استفاده کنید.

دوره آموزشی رایگان

جهت شرکت در دوره  رایگان  7 اصل مدیریت مطلوب کسب و کار لطفا نام و ایمیل خود را وارد نمایید

نام
ایمیل

تدریس در ایران آکادمی

اگر در حوزه خاصی تخصص دارید، محتوای آموزشی تهیه کنید و با ارائه آن در ایران آکادمی درآمد کسب نمایید.

برای مشاهده جزئیات بر روی باکس زیر کلیک نمایید.

درخواست تدریس در ایران آکادمی

درباره ما

ایران آکادمی بستری مجازی است برای یادگیری و یاد دادن.
در ایران آکادمی آموزش های مجازی و کاربردی در حوزه های مختلف کسب و کار و بهبود مهارت های فردی تهیه شده است تا علاقه مندان به یادگیری بتوانند به ساده ترین شکل ممکن به آموزش های کاربردی دسترسی داشته باشند.
025-37713662
ایران آکادمی را در شبکه های مجازی دنبال کنید:

تلگرام آپارات اینستاگرام فیسبوک

Top