آنچه مدیران در خصوص مسئولین دفاتر باید بدانند؟


مدیران به یک مسئول دفتر یا منشی حرفه ای نیاز دارند تا بتواند مدیر را در اجرای بهتر کارها و امرو شرکت یاری کند. عملاً مسئولین دفاتر، دست راست مدیران هستند و مدیران برای اجرای کارها به آنها نیاز دارند و شاید بتوان به جرات گفت، بسیاری از مدیران بدون داشتن یک مسئول دفتر حرفه ای نمی توانند اثربخشی مفیدی داشته باشند.

نکته مهم اینجاست که این مسئول دفتر باید فردی حرفه ای و کاربلد باشد تا بتواند نیازهای مدیرش را برآورده سازد و او را در اجرای کارها یاری کند و اگر اینگونه نباشد، نه تنها باری از دوش مدیر برداشته نمی شود، بلکه خود مسئول دفتر هم باری می شود اضافی بر روی کارهای روزمره مدیر.

فلذا مدیران باید در انتخاب مسئول دفتر اهتمام و دقت بیشتری داشته باشند و همچنین اصولی را بدانند که در کنار انتخاب یک مسئول دفتر حرفه ای، بتواند کارایی و اثربخشی وی را نیز بالا ببرند.

مسئولین دفاتر


در ادامه به برخی از مهم ترین نکاتی که مدیران در خصوص مسئولین دفاتر باید بدانند و رعایت کنند می پردازیم.


سرفصل مدیر باید شخصی را به این سمت منصوب کند که با وی سازگاری فکری داشته باشد. اگر منشی یا مسئول دفتر با رفتار و تفکر مدیرش همخوانی و همسویی نداشته باشد، مطمئناً نمی توان انتظار یک همکاری دوجانبه و مطلوب را داشت.

سرفصل مدیر باید بین خود و مسئول دفتر یک ارتباط معنوی و عاطفی احساس کند و خصوصیات خلقی و شخصیتی و همچنین شیوه او را بپسندد که در غیر این صورت، همکاری مدیر با آن فرد نمی تواند ادامه داشته باشد. زمانی که مدیر نتواند به مسئول دفتر خویش اعتماد کند، کارها به خوبی و براساس روال پیش نخواهد نرفت

سرفصل مدیر نباید یک شخص عصبی، بدخلق و دارای رفتار خشک را به عنوان مسئول دفتر خود انتخاب کند، چرا که این موضوع در وهله اول ممکن است به خود مدیر آسیب بزند و در مواردی مسئول دفتر نتواند عصبانیت خودش را کنترل کند و حتی به دستورات مدیر هم گوش ندهد و در وهله بعد این موضوع باعث می شود کسانی به دفتر مدیر می آیند، چه همکار و چه مشتری، از این رفتارها ناراضی شوند.

سرفصل مدیر با مشخص کردن دقیق خصوصیات و ویژگی های لازم برای مسئول دفتر خواهد توانست از میان همکاران خود و یا خارج از سازمان شایسته ترین فرد را برای این سمت انتخاب کند. این راه مطمئن ترین کار برای انتخاب و انتصاب یک مسئول دفتر حرفه ای است. زمانی که مدیر دقیقاً می داند که از مسئول دفتر چه می خواهد و چه ویژگی هایی لازم است تا این مسئول دفتر داشته باشد تا بتواند با او بهتر همکاری کند، می تواند فرد مناسبی را برای این سمت انتخاب کند. در این میان آشنایی با تیپ های شخصیتی و شناخت تیپ شخصیتی خودمدیر می تواند بسیار کمک رسان باشد. (می توانید توضیحات دوره رفتارشناسی براساس مدل دیسک را از اینجا ببینید.)

سرفصل ابتدا خود مدیر باید به مسئولیت ها و وظایف شغلی مسئول دفتر آشنایی کامل داشته باشد و سپس از او بخواهد که چه کارهایی را بر عهده بگیرد و آنها را چگونه انجام دهد. به او ابلاغ نماید. اگر خود مدیر نسبت به مسئولیتهای مسئول دفتر اشراف نداشته باشد، نمی توان انتظار داشت که فرد مناسب این سمت را استخدام کند.

سرفصل مدیر باید وظایف و مسئولیت ها و حدود اختیارات مسئول دفتر را در حضور و یا غياب خود تعیین و کند. اینکه زمانی که مدیر در دفتر حضور دارد، مسئول دفتر چه باید انجام بدهد و زمانی که مدیر حضور ندارد چطور، در این زمان پاسخگویی به مشتری ها و مراجعین و همپنین راه انداختن کارها و اموراتی که در زمان غیبت مدیر، مسئول دفتر می تواند انجام بدهد. مدیر باید حدود این اختیارات را بصورت دقیق مشخص کند تا مسئول دفتر به سادگی بتواند کارها را پیگیری و اجرا نماید

سرفصل مدیر باید خط مشی سازمان و حوزه مدیریت مرتبط با حیطه وظایف مسئول دفتر را برای وی توجیه کند، این کار کمک می کند مسئول دفتر دقیق تر و سریع تر امور مربوط به وظایف خودش را انجام دهد.


سرفصل مدیر باید نحوه مکاتبات اداری، ارجاع و ثبت نامه های عادی و محرمانه و حدود اختیارات امضاء کنندگان نامه ها را مشخص نماید. اینگونه از بروز اشتباه های سهوی که براساس عدم اطلاع منشی و دفتردار ممکن است ایجاد شود، جلوگیری خواهد شد.

سرفصل مدیر باید تا حدی رفتار مسئول دفتر خود را زیر نظر داشته باشد و نارسایی های احتمالی را به او تذکر دهد. اگر این کار صورت نگیرد، مطمئناً مسئول دفتر هم نمی تواند رشد داشته باشد و کارها را بهتر و حرفه ای تر انجام بدهد.

سرفصل مدیر باید برای بالا بردن سطح اطلاعات اداری مسئول دفتر خود، امکانات آموزشی را برای وی فراهم سازد. این امکانات می تواند شامل هزینه کردن برای یادگیری مسئول دفتر باشد. مسئولین دفاتر باید دوره های حرفه ای مسئولین دفاتر را بگذرانند تا بتوانند کارشان را بهتر و حرفه ای تر انجام بدهند، همچنین آموزش اصول ارتباطات برای مسئولین دفاتر بسیار حیاتی و مهم است و باید به آن توجه شود. پیشنهاد می شود مدیران به مقوله آموزش مسئولین دفاترشان اهمیت جدی بدهند و برای این موضوع هزینه هم نمایند.

سرفصل مدیر باید حقایق و اطلاعات لازم را در اختیار مسئول دفتر قرار بدهد و او را در جریان امور حوزه مدیریت بگذارد تا در صورت نیاز اطلاعات صحیح را در اختیار مراجعین قرار بدهد. البته این موضوع تا حدی انجام می شود که اطلاعات بسیار محرمانه که صرفاً باید نزد مدیران بماند، انتقال داده نشود.

سرفصل مدیر باید برای بدست آوردن کارایی بیشتر، روح همکاری را در مسئول دفتر ایجاد کند و این کار جز با ایجاد انگیزش میسر نخواهد بود. مدیر باید با اصول انگیزش و تحسین کارکنان آشنا باشد تا بتواند انگیزه کافی را در پرسنل خویش بخصوص مسئولین دفاتر ایجاد کند و آنها را به کار بهتر و حرفه ای تر ترغیب نمایند.

سرفصل مدیر باید با صبر و حوصله در مقابل مشکلات و ناملایمان کاری بایستد و به عنوان نمونه و الگو برای مسئول دفتر باشد تا او هم در شرایطی که دچار تنش می شود بتواند کنترل مناسبی بر روی خودش داشته باشد و وضعیت را مدیریت نماید.

 

ما به شما شرکت در دوره مجازی اصول منشی گری و دفترداری را پیشنهاد می کنیم.

متن فوق برگرفته از کتاب مدیر نوشته دکتر آقایی

مطالب مرتبط

نظرات (0)

هیچ نظری در اینجا وجود ندارد

نظر خود را اضافه کنید.

  1. ارسال نظر بعنوان یک مهمان ثبت نام یا ورود به حساب کاربری خود.
پیوست ها (0 / 3)
مکان خود را به اشتراک بگذارید
عبارت تصویر زیر را بازنویسی کنید. واضح نیست؟

 

لیست دوره های آموزشی

لیست دوره های مجازی در حوزه های مختلف کسب و کار و موفقیت فردی.

باشگاه مشتریان و راهنما

راهنمایی برای استفاده بهتر از آموزشها و اطلاعات عضویت در باشگاه مشتریان ایران آکادمی.

درخواست دوره آموزشی

دوره هایی که مایل هستید در ایران آکادمی برگزار شود را به ما بگویید.

ثبــــت نــــام

در ایران آکادمی به رایگان عضو شوید و از دوره های رایگان استفاده کنید.

دوره آموزشی رایگان

جهت شرکت در دوره  رایگان  7 اصل مدیریت مطلوب کسب و کار لطفا نام و ایمیل خود را وارد نمایید

نام
ایمیل

تدریس در ایران آکادمی

اگر در حوزه خاصی تخصص دارید، محتوای آموزشی تهیه کنید و با ارائه آن در ایران آکادمی درآمد کسب نمایید.

برای مشاهده جزئیات بر روی باکس زیر کلیک نمایید.

درخواست تدریس در ایران آکادمی

درباره ما

ایران آکادمی بستری مجازی است برای یادگیری و یاد دادن.
در ایران آکادمی آموزش های مجازی و کاربردی در حوزه های مختلف کسب و کار و بهبود مهارت های فردی تهیه شده است تا علاقه مندان به یادگیری بتوانند به ساده ترین شکل ممکن به آموزش های کاربردی دسترسی داشته باشند.
025-37713662
ایران آکادمی را در شبکه های مجازی دنبال کنید:

تلگرام آپارات اینستاگرام فیسبوک

Top