چگونه یک فرآیند را مکتوب و مستند کنیم؟ بخش اول

 

در استانداردهای ایزو بسیار صحبت از فرآیند و مکتوب سازی فرآیندها شده است، و همواره این سوال در ذهن بسیاری هست که چگونه یک فرآیند را مکتوب و مستند کنیم؟

مستند کردن فرآیند ها می تواند تاثیر بسیار بالایی در روند پیشرفت و بهبود مستمر سازمان ها داشته باشد.

زمانی که فرآیندهای یک سازمان شناسایی می شوند و مستند و مکتوب می شود، کارکنان و افراد سازمان کارها را مطابق روشهای نظامند از قبل طراحی شده انجام میدهند و این امر باعث می شود علاوه بر بالا رفتن بهره وری و کیفیت یکسان، میزان اشتباهات نیز کاهش چشم گیری بیابد.

به همین سبب است که استاندارد ایزو 9001 که به عنوان یک استاندارد محبوب و شناخته شده جهانی است تاکید فراوانی بر روی نگرش فرآیندی دارد.

اما بر گردیم به سوال اصلی: چگونه یک فرآیند را مکتوب و مستند کنیم؟

 

-         فرایند های سازمان را شناسایی کنید

در اولین گام باید فرآیندهای سازمان شناسایی شوند و مشخص شود سازمان ما دارای چه فرآیندهایی است، ساده ترین روش آن است که به سراغ واحدهای سازمان برویم، معمولا هر واحد سازمان خود یک فرآیند است.

به بیان ساده تر می توان گفت فرآیند مجموعه ای از فعالیت های مرتبط به هم است که یکسری ورودی را به خروجی مشخص تبدیل می کند.

به عنوان مثال واحد بسته بندی یک شرکت تولید را می توان فرآیند بسته بندی نامید. در این فرآیند محصولات، بسته ها، روش بسته بندی بعنوان ورودی و محصول بسته بندی شده و گزارش آن بعنوان خروجی است.

 

یک پیشنهاد دوستانه:  اگر هنوز در دوره رایگان 7 اصل مهم در مدیریت مطلوب کسب و کار شرکت نکرده اید اینجـــــــــــــــــــا کلیک نمایید.

 

-          ورودی های و خروجی های فرآیند را مشخص کنید.

برای مستند کردن فرآیند باید بدانیم چه ورودی هایی وجود دارد و چه خروجی هایی، برای اینکار باید دقت لازم را داشت تا همه ورودی ها را شناسایی کنیم. بعنوان مثال ورودی های واحد تولید یک شرکت می تواند مواردی همچون مواد اولیه، نیروی انسانی, دستورالعمل تولید, سفارش تولید، فرمول تولید و ... باشد.و خروجی آن نیز شامل مواد آمده شده، گزارش تولید ، ضایعات و ... است.

مشخص کردن دقیق ورودی ها و خروجی ها در نظارت و بهبود کار به ما کمک فراوانی خواهد کرد.

 

-          فعالیت های اصلی هر فرآیند را مشخص کنید.

اینکه در هر فرآیند چه فعالیتهایی و با چه ترتیبی انجام می شود، این فعالیت ها هر کدام چه اقداماتی لازم دارد، پیش نیازهای این فعالیت ها چه چیزی هستند. برای مکتوب و مستند کردن فرآیند باید بصورت کامل نحوه اجرا هر کدام از این فرآیند ها توضیح داده شود.

 

-          مسئول فرآیند چه کسی است؟

هر فرآیندی نیازمند مسئول و افرادی برای اجرای آن هستند، باید مشخص شود که در این فرآیند مسئول چه کسی است و چه افرادی برای اجرا به چه تعداد و با چه تخصصی نیاز است.

 

ادامه این مطلب را در لینک زیر مطالعه نمایید

چگونه یک فرآیند را مکتوب و مستند کنیم؟ بخش دوم

 

مطالب مرتبط

نکاتی برای بسته بندی محصول

برون سپاری

رئیس و مدیرانش

6 نکته برای مدیریت ارتباط با کارکنان

سطوح تصمیم گیری در مدیریت

مزایای محیط کاری شاد

  • هیچ نظری یافت نشد

نظر خود را اضافه کنید.

ارسال نظر به عنوان مهمان

0
نظر شما به دست مدیر خواهد رسید

 

لیست دوره های آموزشی

لیست دوره های مجازی در حوزه های مختلف کسب و کار و موفقیت فردی.

باشگاه مشتریان و راهنما

راهنمایی برای استفاده بهتر از آموزشها و اطلاعات عضویت در باشگاه مشتریان ایران آکادمی.

درخواست دوره آموزشی

دوره هایی که مایل هستید در ایران آکادمی برگزار شود را به ما بگویید.

ثبــــت نــــام

در ایران آکادمی به رایگان عضو شوید و از دوره های رایگان استفاده کنید.

دوره آموزشی رایگان

جهت شرکت در دوره  رایگان  7 اصل مدیریت مطلوب کسب و کار لطفا نام و ایمیل خود را وارد نمایید

نام
ایمیل

تدریس در ایران آکادمی

اگر در حوزه خاصی تخصص دارید، محتوای آموزشی تهیه کنید و با ارائه آن در ایران آکادمی درآمد کسب نمایید.

برای مشاهده جزئیات بر روی باکس زیر کلیک نمایید.

درخواست تدریس در ایران آکادمی

درباره ما

ایران آکادمی بستری مجازی است برای یادگیری و یاد دادن.
در ایران آکادمی آموزش های مجازی و کاربردی در حوزه های مختلف کسب و کار و بهبود مهارت های فردی تهیه شده است تا علاقه مندان به یادگیری بتوانند به ساده ترین شکل ممکن به آموزش های کاربردی دسترسی داشته باشند.
025-37713662
ایران آکادمی را در شبکه های مجازی دنبال کنید:

تلگرام آپارات اینستاگرام فیسبوک

Top