3 مورد از اصلی ترین وظایف یک منشی و دفتردار

 

معمولاً به سراغ هر شرکت و سازمانی برویم، فردی به عنوان دفتردار یا منشی در آن سازمان وجود دارد. منشی ها بگونه ای محرم اسرار سازمان و مدیر است که وظایف و مسئولیت های مختلف و مهمی برعهده دارند.

در این مطلب به سه وظیفه اصلی منشی و دفتردار اشاره می کنیم.

1.نظم دادن و هماهنگی ها

وظیفه نظم دادن به دفتر و امور دفتری برعهده منشی سازمان است.

این هماهنگی ها شامل موارد مختلفی است که لازم است توسط منشی و یا دفتردار انجام شود. این موارد را مرور می کنیم:

نظم دادن به پرونده ها، نامه ها و اوراق اداری: مسلماً این منشی است که باید نظم و ترتیب به چیدمان پرونده ها بدهد و بتواند در کوتاه ترین زمان ممکن یک پرونده را ارائه کند. آشنایی منشی ها و دفتردارها با اصول نظام آراستگی یا همان 5S می تواند در این امر مهم به آنها کمک کند.

برنامه ریزی ماموریت ها و ملاقات ها: منشی ها باید برنامه ماموریت و ملاقات های مدیر را بدانند و هماهنگی های لازم را انجام بدهند. معمولاً مدیران به خاطر مشغله های فراوانی که دارند ممکن است برخی از این ملاقات ها را فراموش کنند و مسئولیت برنامه ریزی این امور مهم بر عهده منشی و دفتردار است.

هماهنگی های و پیگیری ها: پیگیری های مرتبط با نامه ها و کارهای اداری و اینکه هماهنگی های لازم اداری و ... انجام شود تا در زمان مدیر وسازمان صرفه جویی شود.

هماهنگی جلسات: جلسه در هر سازمانی هست و اطلاع رسانی و هماهنگی این جلسات، بخصوص در سازمان های بزرگ بر دوش منشی و دفتردار است و آنها باید هماهنگی برگزاری جلسه را با افراد مختلف انجام بدهند.

 

2.ارتباطات

یک هنر مهم که برای یک منشی بسیار ضروری است، هنر ارتباطات است. منشی ها باید در زمینه های مختلفی بتوانند بخوبی ارتباط برقرار کنند تا کار سازمان پیش برود. در ادامه برخی از مهم ترین موارد را مرور می کنیم:

بررسی و طبقه بندی و بایگانی نامه ها و پیام ها: ممکن است پیامی مهم باشد و باید فوراً بدست مدیر برسد و ممکن است پیامی دیگر نیاز نباشد در یک روز شلوغ کاری به مدیر داده شود. منشی باید این موارد را بداند.

موضوع دیگر این است که منشی و دفتردار باید این درایت و شایستگی را بدست بیاورند که به برخی از پیام ها خودشان بصورت مستقیم پاسخ بدهند.

ارتباط با مشتریان و همکاران: معمولاً پیش از آنکه فردی با مدیر ارتباط بگیرید، با منشی صحبت می کند، حال چه مشتری و چه کارکنان سازمان. منشی ها باید اصول مهم فن بیان و ارتباطات را بدانند تا بتوانند به بهترین نحو ممکن این ارتباط ها را برقرار نمایند.

ارسال دستورالعمل ها و بخش نامه ها به واحد ها: در سازمان های بزرگ، بخشنامه های و دستورالعمل هایی تدوین می شود که باید به اطلاع واحدهای مختلف برسد و این وظیفه اطلاع رسانی برعهده دفتردار مدیر است که بتواند به نحو مطلوب و در کمترین زمان ممکن این اطلاع رسانی را انجام دهد.

 

3.امور اداری و دفتری

از مهم ترین کارهای روتین منشی و دفتردار، انجام کارهای دفتری و امور اداری است. این کارهای می تواند شامل موارد زیر باشد:

کارهای روتین روزمره: کارهایی همچون پاسخ گویی به تلفن ها، نامه ها و درخواست ها

مدیریت و نظارت بر نامه ها و فکس ها: منشی ها باید بتوانند نامه ها و فکس های دریافتی و ارسالی را مدیریت کنند و این هم یکی از کارهای روتین منشی است.

تایپ نامه ها و صورتجلسه ها: یک منشی و دفتردار باید با اصول تایپ نامه ها اداری یا همان نگارش نامه های اداری آشنا باشد و بتوانند به بهترین نحو ممکن نامه های اداری را بنویسد.

در کنار آن امور دیگر تایپی مانند تایپ صورتجلسه ها هم بسیار مهم بوده و منشی باید بتوانند در کوتاه ترین زمان ممکن یک نامه یا یک متن را تایپ نماید.

 

یک منشی و یا دفتردار وظایف متعددی دارد و باید در حوزه های مختلفی توانمند باشد. این موراد در دوره منشی گری حرفه ای توسط استاد شاهین شاکری آموزش داده شده است که می توانید با کلیک اینجـــــــــــــــا توضیحات این دوره مجازی را مطالعه نمایید.

مطالب مرتبط

  • هیچ نظری یافت نشد

نظر خود را اضافه کنید.

ارسال نظر به عنوان مهمان

0
نظر شما به دست مدیر خواهد رسید

 

لیست دوره های آموزشی

لیست دوره های مجازی در حوزه های مختلف کسب و کار و موفقیت فردی.

باشگاه مشتریان و راهنما

راهنمایی برای استفاده بهتر از آموزشها و اطلاعات عضویت در باشگاه مشتریان ایران آکادمی.

درخواست دوره آموزشی

دوره هایی که مایل هستید در ایران آکادمی برگزار شود را به ما بگویید.

ثبــــت نــــام

در ایران آکادمی به رایگان عضو شوید و از دوره های رایگان استفاده کنید.

دوره آموزشی رایگان

جهت شرکت در دوره  رایگان  7 اصل مدیریت مطلوب کسب و کار لطفا نام و ایمیل خود را وارد نمایید

نام
ایمیل

تدریس در ایران آکادمی

اگر در حوزه خاصی تخصص دارید، محتوای آموزشی تهیه کنید و با ارائه آن در ایران آکادمی درآمد کسب نمایید.

برای مشاهده جزئیات بر روی باکس زیر کلیک نمایید.

درخواست تدریس در ایران آکادمی

درباره ما

ایران آکادمی بستری مجازی است برای یادگیری و یاد دادن.
در ایران آکادمی آموزش های مجازی و کاربردی در حوزه های مختلف کسب و کار و بهبود مهارت های فردی تهیه شده است تا علاقه مندان به یادگیری بتوانند به ساده ترین شکل ممکن به آموزش های کاربردی دسترسی داشته باشند.
025-37713662
ایران آکادمی را در شبکه های مجازی دنبال کنید:

تلگرام آپارات اینستاگرام فیسبوک

Top